Ab wann wird die Arbeitszeiterfassung Pflicht?

Arbeitszeiterfassungspflicht: Was ist jetzt rechtlich bindend für mein Unternehmen?

Die Arbeitszeiterfassung ist schon jetzt – mit dem BAG Urteil –rechtlich bindend. Allerdings gibt es aktuell noch keine Informationen zur genauen Art und Weise, den künftigen Nachweis und das Prüfverfahren oder Sanktionen für Unternehmen die ihre Nachweispflicht verletzen.

Klar ist:

• Die Arbeitszeiterfassungspflicht läuft bereits – wird aber zurzeit in den wenigsten Fällen kontrolliert 
• Die Regelung gilt flächendeckend für alle Branchen
• Die Arbeitszeit jedes einzelnen Mitarbeiters muss erfasst werden, unabhängig von der Vertragsart (Geringfügig- bis Vollzeit-Beschäftigte)
• Dokumentiert werden Arbeitsbeginn, Pausen und Arbeitsende
• Die Arbeitszeiterfassung muss „objektiv, verlässlich und zugänglich“ sein – für Arbeitnehmer, Arbeitgeber und Prüfer
• Die Arbeitszeiterfassung darf an die Mitarbeiter delegiert werden
• Die Dokumentation kann vorerst handschriftlich erfolgen, in Excel-Tabellen oder über spezielle elektronische Zeiterfassungstools – solange alle anderen Auflagen eingehalten sind
• Die detaillierte Arbeitszeiterfassung verschafft Arbeitnehmern und Arbeitgebern schon jetzt Sicherheit im Streitfall vor Gericht

Um die große Aufregung um die Arbeitszeiterfassungspflicht etwas zu mildern: Die bisherigen im Arbeitszeitgesetz festgelegten Regulierungen (Maximale Arbeitszeiten, Pausenpflichten, Ruhezeiten) ändern sich nicht – es wird lediglich für mehr Transparenz gesorgt!

Was umfasst die Arbeitszeit eigentlich?

Im Allgemeinen beginnt und endet die Arbeitszeit mit Betreten und Verlassen des Firmengeländes. So ist es im Arbeitsgesetz festgelegt. An- und Abfahrt sind Privatsache, auch wenn dabei schon Telefonate geführt und Mails geschrieben werden. Das An- und Ausschalten z.B. eines PCs gehört aber zur Arbeitszeit und gilt als sogenannte Rüstzeit. Es gibt dennoch ein paar typische Grauzonen und Grenzfälle:

• Umkleidezeiten, Wegezeiten und Waschzeiten – gehören nur unter bestimmten Voraussetzungen zur Arbeitszeit: z. B. wenn Arbeitskleidung zur Ausübung der Tätigkeit zwingend erforderlich ist und auf dem Betriebsgelände angelegt wird; wenn Wege auf dem Betriebsgelände nach Beginn der Arbeitszeit zurückgelegt werden; wenn das Duschen oder Reinigen aus gesundheitlichen oder hygienischen Gründen notwendig ist.
• Kaffee und Toilettenpausen – gehören zu den Persönlichkeitsrechten des Arbeitnehmers und dürfen nicht von der Arbeitszeit abgezogen werden. Grauzone: Wenn das Kaffeeholen zum Kaffeeklatsch ausgedehnt wird.
• Raucherpausen – laut Arbeitsgesetz sind Pausen erst nach 15 Minuten richtige Pausen. Gibt es aber eine betriebliche Vereinbarung zum ’Ausstempeln‘ von Raucherpausen gelten sie nicht als Arbeitszeit – die Missachtung kann sogar zur Kündigung führen.

Wie finde ich das passende Zeiterfassungsmodell für meine Arbeitsprozesse?

Bevor Sie sich in der Recherche nach einem passenden Zeiterfassungsmodell verlieren, drehen Sie den Prozess einfach um: Überlegen Sie, wie Ihr Unternehmen aufgestellt ist. Daraus ergeben sich der spezifische Bedarf für Ihr Unternehmen:

Mitarbeiterzahl – Wie viele Personen arbeiten im Unternehmen?

Betriebsstätten – Welche Standorte gibt es? (Produktionsstätten, Büros, Remote/Homeoffice)

Arbeitszeitmodelle – Wie vielfältig sind die Arbeitszeiten? (Schichten, Gleitzeit, Teilzeit)

IT-Umgebung – Wie vernetzt sind Standorte, Bereiche und Mitarbeiter – welche Software ist im Einsatz (z.B. Lohnbuchhaltung/Entgeltabrechnung)

Diese Informationen ergeben ein gutes Entscheidungsraster für Ihre Zeiterfassungsmethode!

Stundenzettel oder App – Welche Methode ist die richtige für meine Arbeitzeiterfassung?

Bisher ist nicht vorgeschrieben, mit welchen Tools die Zeiterfassung erfolgen muss. Prinzipiell reichen handschriftliche Stundenzettel oder Stempelkarten. Es ist aber zu erwarten, dass die Methoden standardisiert oder sogar digitalisiert werden, damit die Informationen von den Unternehmen zu Prüfzwecken übermittelt werden können.

Ein analoges System mit Stift und Papier oder simple Excel-Tabellen scheinen vor allem kleinen Unternehmen oft die pragmatische und kostengünstige Wahl zu sein. Wenn man aber die fortlaufende Bearbeitungszeit mitbedenkt, die Stundenzettel und Stundenlisten bedeuten, geht die Rechnung schnell nicht mehr auf. Vor allem wenn man an die DSGVO Richtlinien denkt.

Die Vorteile von digitalen Zeiterfassungssystemen

Bei unseren Zeiterfassungssystemen laufen die Verarbeitungsprozesse zentral und automatisiert ab. Egal ob die Daten durch personalisierte Transponder an Terminals übermittelt werden oder durch eine App. Im System können auch Zugriffsrechte individuell vergeben und verwaltet oder spezifische Arbeitszeitmodelle hinterlegt werden. Vor allem liegen alle Informationen in Echtzeit vor und können per Knopfdruck DSGVO konform ausgewertet und in Entgeltabrechnungssysteme wie z.B. DATEV übertragen werden.

Unsere Lösungen sind für Unternehmensgröße und Mitarbeiterzahl skalierbar und lohnen sich schon für kleine Betriebe, Praxen oder Büros. 

Sie möchten sich zur Zeiterfassung beraten lassen um besser entscheiden zu können? Rufen Sie uns gleich an! 0491 6008 460

Wir freuen uns auf Ihren Anruf und beraten Sie gern.

Arbeitszeiterfassung und Datenschutz: Was ist zu beachten?

Neben dem Arbeitsrecht greift bei der Arbeitszeiterfassung auch das Bundesdatenschutzgesetz. Es ist also wichtig, dass die Informationen DSGVO konform gesichert und gespeichert werden. Das ist mit offenen und dezentral verarbeiteten Excel-Listen schwieriger umzusetzen als in entsprechend entwickelten Zeiterfassungssystemen.

Zu den wichtigsten Richtlinien gehören:

• Zutritts- und Zugangskontrolle: Die Datenverarbeitungsanlagen (z.B. Server) und Datenverarbeitungssysteme (Computer/Programme) dürfen nur bestimmten Personen zugänglich sein (z.B. Personalleitung)
• Verfügbarkeitskontrolle: Daten müssen jederzeit bei Bedarf abrufbar sein und vor Verlust und Zerstörung geschützt werden
• Zweckgebundene Verarbeitung: Daten dürfen nur genau für den Zweck genutzt werden, für den sie erhoben wurden und sind immer entsprechend getrennt zu verarbeiten
• Weitergabekontrolle: Daten müssen bei einer Übertragung vor unbefugtem Lesen, Kopieren oder Entfernen geschützt werden
  Eingabekontrolle: Das Erfassen und jede Änderung von Daten müssen eindeutig und personenspezifisch nachvollziehbar sein

Ausblick zur Rechtslage: Wie geht es weiter für mein Unternehmen?

Aktuell liegt die Verpflichtung zur Arbeitszeiterfassung rein rechtlich schon seit Jahren vor. Das BAG Urteil hat dieses aber noch einmal deutlich klargestellt.

Die nächsten Schritte sind: Voraussichtlich zum Ende Q1 2023 folgt ein erster Gesetzesentwurf mit genauen Vorschriften zu Struktur und Umfang der Arbeitszeiterfassung. Wann das alles verbindlich in Kraft tritt, ist noch nicht bekannt. Offen ist z.B.:

• Der Umfang der Arbeitszeiterfassung und Ausnahmeregeln für bestimmte Berufe/Branchen
• Die Frage wer prüft und wie (Unsere Empfehlung sind daher digitale Zeiterfassungen)
• Der Umfang von Sanktionen wie Bußgelder bei Nichteinhaltung
• Die Standardisierung von Kontroll- und Prüfverfahren durch eine verpflichtende digitale Zeiterfassung