Zeiterfassung in Ihrer Praxis

Ja. Nach dem Beschluss des Bundesarbeitsgerichts von 2022 müssen Arbeitgeber Beginn, Ende und Dauer der täglichen Arbeitszeit erfassen, und das gilt für jede Arztpraxis unabhängig von ihrer Größe. Offen ist nur, ob die Novelle des Arbeitszeitgesetzes die elektronische Form ausdrücklich vorschreibt. Eine digitale Zeiterfassung erfüllt die gesetzliche Anforderung in jedem Fall, und zwar ohne zusätzlichen Aufwand in der Arztpraxis.

Ausgenommen sind nach dem Arbeitszeitgesetz im Wesentlichen leitende Angestellte sowie Mitarbeitende, die ihre Arbeitszeit selbst festlegen. In Arztpraxen betrifft das in der Regel die Inhaberin oder den Inhaber, nicht das angestellte Team. Viele Arztpraxen erfassen die Arbeitszeit trotzdem einheitlich, weil zwei Verfahren nebeneinander mehr Aufwand bedeuten als eines.

Aufzuzeichnen sind Beginn, Ende und Dauer der täglichen Arbeitszeit einschließlich der Pausen, und zwar am Tag der Leistung. Die Aufzeichnungen sind mindestens zwei Jahre aufzubewahren. Eine bestimmte Software schreibt das Gesetz nicht vor, wohl aber eine nachvollziehbare Form. Handschriftliche Listen erfüllen die gesetzlichen Vorgaben nur schwer, eine digitale Zeiterfassung erfüllt sie einfach und ohne Zusatzaufwand.

Nein, nicht als pauschale Rundung. Erfasst werden muss die tatsächlich geleistete Arbeitszeit, und wer jede Buchung auf die nächste Viertelstunde schiebt, dokumentiert etwas anderes. Die Zeiterfassung von Timemaster arbeitet deshalb minutengenau. Eine Rundung ist nur dann aktiv, wenn Sie sie selbst einstellen, etwa weil Ihre Vereinbarung im Arbeitsvertrag sie vorsieht.

Die Praxisleitung als Arbeitgeberin. Sie muss die Arbeitszeiten ihrer Mitarbeitenden erfassen, aufbewahren und auf Verlangen vorlegen können; delegieren lässt sich die Aufgabe der Arbeitszeiterfassung, die gesetzliche Verantwortung dafür nicht. Eine digitale Arbeitszeiterfassung nimmt Ihnen genau diesen Teil ab, weil jede Buchung automatisch mit Zeitstempel festgehalten wird und Korrekturen protokolliert bleiben. Bei einer Prüfung zählt die vollständige Dokumentation.

Alle gängigen: feste Wochenarbeitszeit, Teilzeit an bestimmten Tagen, wechselnde Tagesabfolgen, Zwei-Wochen-Modelle (mit Schicht-Modul) und die langen Sprechstundentage. Sie hinterlegen das Modell einfach einal je Mitarbeitendem, danach berechnet die Zeiterfassung Sollzeiten und Zeitkonto automatisch.

Ja, und die drei Wege lassen sich frei kombinieren. Am Terminal im Empfangsbereich bucht das Praxisteam mit Transponder oder Karte, ohne Anmeldung. Im Browser buchen Verwaltung und Abrechnung vom Arbeitsplatz aus. Per App erfassen ambulante Pflegekräfte ihre Arbeitszeiten unterwegs, auch ohne Netz. Alle Mitarbeitenden buchen so, wie es zu ihrer Arbeit passt, alle Buchungen laufen in dieselbe Auswertung, und viele Arztpraxen kombinieren die drei Wege.

Über das digitale Antragswesen. Mitarbeitende stellen den Antrag im System, die Genehmigung läuft über die hinterlegte Hierarchie und kann mehrstufig sein. Genehmigte Abwesenheiten stehen im Kalender, der Urlaubsanspruch wird automatisch fortgeschrieben, und Krankmeldungen samt eAU werden im selben System erfasst.

Ja. Pflegedienste erfassen ihre Zeiten in der Regel mobil per App, Pflegeeinrichtungen nutzen zusätzlich die Schichterfassung, und in der Klinikverwaltung wird oft im Browser gebucht. Ausgewertet wird für alle Bereiche zentral und nach denselben Regeln, sodass eine Einrichtung mit mehreren Standorten nicht mehrere Systeme nebeneinander betreiben muss.

Ja. Das Lohnexport-Modul bereitet die abrechnungsrelevanten Daten der Zeiterfassung für DATEV Lohn und Gehalt, DATEV Lodas und Lexware lohn+gehalt auf. Auswertungen zu Stunden, Abwesenheiten und Zuschlägen geben Sie in eine Übergabedatei aus und versenden sie direkt per E-Mail an die Steuerkanzlei.

Die Cloud-Pakete beginnen bei 1,99 € je Mitarbeitendem und Monat, buchbar in Schritten von zehn. Das Terminal mieten Sie bei Bedarf für 9,99 € im Monat. Damit liegt eine Praxis mit zehn Mitarbeitenden im zweistelligen Monatsbereich, ohne Anfangsinvestition und ohne eigene IT. Vor der Entscheidung testen Sie die Software für 30 Tage kostenlos.

Sie testen mit Timemaster Go für 30 Tage kostenlos, mit Ihren echten Arbeitszeiten und Ihrem echten Team. Vorher richten wir die Zeiterfassung in unserem kostenlosen Onboarding gemeinsam mit Ihnen ein, damit Sie nicht ein leeres System testen, sondern Ihren eigenen Praxisalltag. Wenn Sie danach weitermachen, bleibt alles erhalten, was Sie in der Testphase erfasst haben.

Die Timemaster Zeiterfassung ermöglicht eine präzise und flexible Erfassung der Arbeitszeiten Ihrer Mitarbeiter, sowohl mobil als auch stationär. Dies fördert die Effizienz der Abläufe und stellt sicher, dass Sie jederzeit den Überblick über die Einsatzzeiten Ihres Teams haben, sodass Sie mehr Zeit für die Patientenversorgung gewinnen. 

Mit dem Workflow-Modul bietet Timemaster ein integriertes Antragswesen, dass es Mitarbeitern ermöglicht, Urlaubsanträge schnell und unkompliziert zu stellen. Dadurch behalten Sie die Übersicht über Urlaubsansprüche und -genehmigungen, was die Planungssicherheit erhöht und die Zufriedenheit der Mitarbeiter steigert. 

Die monatliche Stundenauswertung ermöglicht Ihnen eine detaillierte Analyse der Arbeitszeiten Ihres Klinikpersonals. Sie können Überstunden und Engpässe frühzeitig erkennen und datenbasierte Entscheidungen zur Optimierung des Personaleinsatzes treffen, was zur Effizienzsteigerung in Ihrer Klinik beiträgt.