Gängige Zeiterfassungs- und HR-Begriffe kurz erklärt

In unserem Lexikon finden Sie eine Übersicht aller gängigen Begriffe, die unmittelbar in Zusammenhang mit den Themen Zeiterfassung und Human Resources (HR) stehen. Neben kurzen Erklärungen finden Sie auch einige Beispiele sowie Verlinkungen zu ausführlichen Themenseiten.

Die Begriffserklärungen können Ihnen als Personalsachbearbeiter/-in im Arbeitsalltag weiterhelfen, etwa um Rückfragen der Mitarbeiter zu den unterschiedlichen Themen gezielt zu beantworten.

Wenn Sie hier HR-Begriffe vermissen, geben Sie uns gerne kurz Bescheid. Unser Lexikon wird stetig für Sie erweitert und aktualisiert.

A, B, C

Abendarbeit

Abendarbeit bezeichnet üblicherweise in der Schweiz die Arbeitszeit zwischen 20:00 und 23:00 Uhr. Daran schließt sich die Nachtarbeit von 23:00 bis 6:00 an.

Abwesenheit

Bei Abwesenheit eines Arbeitnehmers, d. h. wenn er nicht am Arbeitsplatz ist, wird die Fehlzeit gemessen und in den Abwesenheitsplan eingetragen. Die Abwesenheitsquote (oder Fehlzeitenquote) wird definiert als Quotient aus der Summer der Fehltage und der Soll-Arbeitstage.

Abwesenheitsgründe

Gründe für eine bezahlte Abwesenheit, also bei gleichzeitiger Entgeltfortzahlung, gibt es viele. Neben geplanten Abwesenheiten, wie z. B. Urlaub oder Arzttermine oder für wichtige Anlässe ist die nicht vorhersehbare Abwesenheit wegen Krankheit zu nennen. Grundsätzlich besteht ein Entgeltanspruch bei Abwesenheit nur dann, wenn ein Arbeitnehmer ohne Eigenverschulden für eine kurze Zeit aus Gründen, die seine Person betreffen, seine Arbeit nicht verrichten kann. Was als Arbeitsverhinderung im Sinne bezahlter Abwesenheit gilt und was nicht, ist in Deutschland in § 616 BGB geregelt.

Abwesenheitsplan

„Wer steht uns (hier) als Arbeitskraft zur Verfügung – und wer nicht?“ Das ist die zentrale Frage, die der Erstellung eines Abwesenheitsplans (oder auch Urlaubsplan) zugrunde liegt. Er zeigt, wer z. B. auf Dienstreise, im Urlaub oder auch krank ist.

Altersteilzeit

Unter Altersteil versteht man ein Arbeitszeitmodell zur Reduzierung der Arbeitszeit oder für die Vorbereitung des Ruhestand durch eine vorzeitige Beendigung der aktiven Tätigkeit. Mit der Altersteilzeit wird die bis zur Rente verbleibende Arbeitszeit der Arbeitnehmer halbiert. Anspruch haben alle Beschäftigen, die das 55. Lebensjahr vollendet haben und in den letzten 5 Jahren vor Beginn der Altersteilzeit mindestens 3 Jahre versicherungspflichtig beschäftigt waren.

Änderungsvertrag

Grundsätzlich schreibt das deutsche Zivilrecht vor, dass Verträge eingehalten werden müssen. Mit dem Recht zur Vertragsfreiheit jedoch haben die beteiligten Parteien, z. B. Arbeitgeber und Arbeitnehmer die Möglichkeit, Änderungen am Arbeitsvertrag vorzunehmen. Diese Änderungen können beispielsweise die Arbeitszeit, den Einsatzort, eine Befristung oder das Gehalt betreffen.

Arbeitsbereitschaft

Allgemein bezeichnet man mit Arbeitsbereitschaft die Arbeitszeit, in der sich ein Arbeitnehmer an seinem Arbeitsplatz aufhält und bereit ist, unmittelbar seine Tätigkeit aufzunehmen, wie es z. B. bei Rettungsdiensten zwischen den Einsätzen, Fernfahrern während der Be- und Entladung oder Verkaufspersonal während sich keine Kundschaft im Geschäft aufhält. Das Bundesarbeitsgericht definiert die Arbeitsbereitschaft als „Zeit wacher Aufmerksamkeit im Zustand der Entspannung“.

Arbeitsplan

Ein Arbeitsplan (engl. route sheet) ist ein wichtiges Instrument der arbeitsplatzorientierten Fertigung und wird definiert als individuell erstellter Plan, der auf Basis einer technischen Zeichnung die Arbeitsvorgänge und deren Reihenfolge festlegt, die zur Herstellung eines Einzelteils, einer Baugruppe oder eines Fertigungserzeugnisses nötig sind. Synonym dazu gibt es den Begriff des Fertigungsplan, der einen betrieblich vorgegebenen Plan bezeichnet, nach dem ein Arbeits- oder Herstellungsprozess zu erfolgen hat.

Arbeitsschutz

Unfälle verhindern und (präventiv) dafür sorgen, dass Arbeitnehmer gesund bleiben: Das ist zusammengefasst das Ziel des Arbeitsschutzes in Deutschland. Im Arbeitsschutzgesetz (ArbSchG) sind unter anderem alle Pflichten und Rechte der Beschäftigten geregelt. Unter dem Begriff Arbeitsschutz werden sämtliche Mittel, Maßnahmen und Methoden zusammengefasst, die dem Schutz der Beschäftigten eines Betriebes dienen.

Arbeitsunfähigkeitsbescheinigung

Als Arbeitsunfähigkeitsbescheinigung (AU-Bescheinigung, Krankschreibung) bezeichnet man in Deutschland die Bestätigung eines Arztes oder Zahnarztes einer Einschränkung der in der Bescheinigung namentlich genannten Person, die diese am Erbringen der Arbeitsleistung hindert. Nach deutschem Arbeitsrecht muss der „gelbe Schein“ dem Arbeitgeber spätestens an dem Arbeitstag vorliegen, der auf den dritten Kalendertag der Arbeitsunfähigkeit folgt. Der Gesetzgeber plant, ab 1.1.2021 das Papierformular durch eine elektronische Meldung abzulösen.

Arbeitsvertrag

Zum Thema Arbeitsvertrag steht Ihnen aufgrund des Umfangs eine separate Seite zur Verfügung.

Ausführliche Informationen zum Arbeitsvertrag

Arbeitszeiterfassung

Zur Arbeitszeiterfassung finden Sie eine separate Themenseite unter folgendem Link:

Ausführliche Informationen zur Arbeitszeiterfassung

Arbeitszeitgesetz

Eine separate Seite zum Thema Arbeitszeitgesetz steht Ihnen unter folgendem Link zur Verfügung.

Weiterführende Informationen zum Arbeitszeitgesetz

Arbeitszeitkonto

Ein Arbeitszeitkonto fungiert wie ein Puffer, in dem (zeitweise) zu viel oder zu wenig geleistete Arbeitszeit zwischengespeichert wird. In einem vorher definierten Zeitraum muss der Saldo ausgeglichen sein, d. h. es darf keine Differenz bestehen. Mehr- und Minderarbeit müssen sich mittelfristig die Waage halten – und trotzdem können bei Bedarf Überstunden gemacht werden bzw. es können diese abgebaut werden.

Arbeitszeitmodelle

Arbeitszeitmodelle bieten unterschiedliche Schemata für Quantität und Verteilung der Arbeitszeit, was für den Arbeitgeber das entscheidende Werkzeug für einen effizienten Arbeitsprozess darstellt. Hier werden konkrete Regelungen für die Arbeitszeit des Arbeitnehmers getroffen. Das jeweilige Arbeitszeitmodell wird im Arbeitsvertrag oder Tarifvertrag genannt. Weit verbreitete Arbeitszeitmodelle sind:

Gleitzeit
Teilzeit
Arbeitszeitkonto
Vertrauensarbeitszeit
Versetzte Arbeitszeiten
Jahresarbeitszeit
Funktionszeit
Schichtarbeit
Homeoffice
Rufbereitschaft
Zeitwertkonten
Sabbatical

Arbeitszeugnis

Als Arbeitszeugnis wird eine vom Arbeitgeber ausgestellte Urkunde bezeichnet, die Informationen zum Arbeitsverhältnis und eine Bewertung der Leistung des Arbeitnehmers enthält. Üblicherweise wird das Arbeitszeugnis am Ende der beruflichen Zusammenarbeit ausgestellt, jeder Arbeitnehmer kann sich jedoch ein Zwischenzeugnis ausstellen lassen. Inhalt des Arbeitszeugnisses sind beispielsweise Dauer der Zusammenarbeit, die ausgeübten Tätigkeiten sowie dessen Leistung und Verhalten.

Arbeitsunfähigkeit

Ist ein Arbeitnehmer arbeitsunfähig, also wegen Krankheit nicht in der Lage, seine Arbeit auszuführen, so entfällt die grundsätzliche Arbeitspflicht. Die Erkrankung des Arbeitnehmers kann körperliche und/oder psychische Ursachen haben und ist von einem Arzt zu attestieren. Während vom ersten bis dritten Krankheitstag eine unverzügliche Meldung an den Arbeitgeber ausreicht, ist der Arbeitnehmer verpflichtet dem Arbeitgeber ab dem 4. Krankheitstag eine Arbeitsunfähigkeitsbescheinigung des behandelnden Arztes vorzulegen.

Auftragszeiterfassung

Als Auftragszeiterfassung versteht man die Zeiterfassung für bestimmte Aufträge oder Projekte mit absehbarem Ziel und Ende. Gerade für Freelancer, kleine Betriebe und Projektteams von Großunternehmen gehört eine korrekte Abrechnung der Auftragszeit zu den wichtigsten Anforderungen. Grundlage für die Abrechnung der Auftragszeit ist die exakte Erfassung der Arbeitszeit. Nur so kann die korrekte und zeitbasierte Bezahlung von Dienstleistungen und Projekten gewährleistet werden.

Ausfallzeiten

Unter Ausfallzeiten versteht man solche Zeiten, in denen ein Arbeitnehmer vom Betrieb abwesend ist, obwohl er beispielsweise nach dem Arbeits- oder Tarifvertrag hätte anwesend sein müssen. Man unterscheidet zwischen krankheitsbedingten, motivationsbedingten und arbeitsplatzbedingten Fehlzeiten.

Ausfallschlüssel

Der Ausfallschlüssel gibt Ausschluss über produktive und unproduktive Arbeitszeiten des Arbeitnehmers. Einem Ausfallschlüssel, wie z. B. krank, Betriebsratstätigkeit, Urlaub, Quarantäne oder auch Fehltag unentschuldigt können Lohnarten und Kostenstellen zugeordnet werden.

Bereitschaftsdienst

Unter Bereitschaftsdienst versteht man die Zeit, in der sich ein Arbeitnehmer für seinen Arbeitgeber bereithalten muss, um seine Arbeitsleistung zu erbringen. Dabei muss der Bereitschaftsdienst nicht zwingend auf dem Betriebsgelände verbracht werden, wie z. B. bei der Berufsfeuerwehr. Der Arbeitgeber kann auch einen anderen Ort zulassen.

Betriebliche Mitbestimmung

Zur betrieblichen Mitbestimmung finden Sie separte Informationen auf einer gesonderten Seite.

Hier geht es zur Themenseite "Betriebliche Mitbestimmung"

Betriebliches Gesundheitsmanagement (BGM)

Zum Thema Betriebliches Gesundheitsmanagement (BGM) steht Ihnen eine eigene Themenseite zur Verfügung.

Ausführliche Informationen zum BGM

Betriebsrat

Zum Betriebsrat stehen nachfolgend weitere Informationen auf einer gesonderten Seite zur Verfügung.

Hier geht es zur Themenseite "Betriebsrat"

Betriebsvereinbarung

Zu Betriebsvereinbarungen steht ebenfalls eine separate Seite zur Verfügung.

Hier geht es zur Themenseite "Betriebsvereinbarung"

Berufsschule

In Deutschland versteht man unter Berufsschule eine Schule für Berufsschulpflichtige/-berechtigte, die sich in der beruflichen Ausbildung befinden oder in einem Arbeitsverhältnis stehen und ihre Schulpflicht noch nicht erfüllt haben. Vermittelt werden sollen in der dualen Berufsbildung allgemeine und fachliche Lerninhalte unter Berücksichtigung der Anforderung der jeweiligen Berufsausbildung. Der Unterricht findet in Teilzeitform an ein oder zwei Wochentagen oder aber in zusammenhängenden Teilabschnitten statt.

Bewegungsdaten

Hier geht es nicht darum, dass der Arbeitgeber wissen will, wo sich seine Arbeitnehmer aufhalten und die Bewegungsdaten des Mobiltelefons ausliest. Denn Bewegungsdaten sind in diesem Zusammenhang das Gegenstück zu Stammdaten – also Daten, die in Bewegung sind. Dabei kann es sich um durch die Zeiterfassung erfassten Arbeitsstunden oder Überstunden handeln.

Bundesurlaubsgesetz

Das am 08.01.1963 verkündete Bundesurlaubsgesetz regelt die Mindestanforderungen in den Verhältnissen mit Arbeitnehmern in Sachen Urlaub: Laut diesem Gesetz hat jeder Arbeitnehmer Anspruch auf aktuell 24 Tage bezahlten Jahresurlaub. Weder Arbeitgeber noch Arbeitnehmer dürfen diese jährlich Zeitspanne zur Erholung verkürzen. Änderungen sind ausschließlich zum Vorteil des Arbeitnehmers erlaubt und können in individuellen Verträgen oder Tarifverträgen festgelegt werden.

D, E, F

Datenerfassungs- und -übermittlungsverordnung (DEÜV)

Die notwendige Meldung von Arbeitnehmern beim zuständigen Träger der Sozialversicherung wird von der Datenerfassungs- und Übermittlungsverordnung (DEÜV) geregelt. Unternehmen sind in jedem Fall verpflichtet, die hier festgelegten Daten digital zu melden, um so den Leistungsanspruch und Versicherungsschutz von Mitarbeitern sicherzustellen.

Dienstgang

Unter Dienstgängen versteht man Gänge oder Fahrten, die innerhalb des Dienst- oder Wohnortes erfolgen, um ein Dienstgeschäft außerhalb der Dienststätte zu erledigen. Der Dienstgang wird schriftlich oder mündlich angeordnet und genehmigt.

Dienstreise

Zum Thema Dienstreise finden Sie unter folgendem Link eine eigene Themenseite.

Zur Themenseite Dienstreise

Elektronische Arbeitsunfähigkeitsbescheinigung (eAU)

Zur elektronischen Arbeitsunfähigkeitsbescheinigung (eAU) finden Sie separte Informationen auf einer gesonderten Seite.

Hier geht es zur Themenseite "Die gelben Schein gibt´s bald nur noch digital"

ESS (Employee Self Service)

Employee Self Service oder zu deutsch Mitarbeiter-Selbstbedienung erklärt schon ganz gut, worum es geht. Über ein web-basiertes Anwendungsprogramm oder mobile Anwendung legen Mitarbeiter die eigenen, personalbezogenen Daten an – und verwalten sie auch eigenständig. So werden Abläufe und der Aufwand in der Personalabteilung vereinfacht und reduziert. Die profitable Einführung des ESS ist jedoch erst ab einer Unternehmensgröße von 500 bis 1000 Mitarbeitern möglich.

Einsatzplan

Üblicherweise bezeichnet man als Einsatzplan verschiedene Pläne inklusive Maßnahmen, die zur Gefahrenabwehr umgesetzt werden müssen. Beispielsweise gibt bei der Polizei oder Feuerwehr der Plan an, was zur Rettung eines gefährdeten Objekts oder gefährdeten Person zu tun ist. Der Einsatzplan enthält alle Faktoren die den Einsatz beeinflussen könnten.

Elterngeld

Als staatliche Transferleistung – also Geld, das nicht zurückgezahlt werden braucht – schafft das Elterngeld einen Ausgleich, falls Eltern nach der Geburt zeitweise weniger arbeiten und deshalb ein geringeres Einkommen erzielen. Das Elterngeld gibt es in drei Varianten: Basiselterngeld, ElterngeldPlus und Partnerschaftsbonus.

Elternzeit

Zum Thema Elternzeit steht Ihnen einen separate Themenseite zur Verfügung.

Zur Themenseite Elternzeit

Entgeltbescheinigung

Die Entgeltbescheinigung („Lohn- oder Gehaltsabrechnung“) ist eine vom Arbeitgeber ausgestellte Abrechnung über das gezahlte Arbeitsentgelt in Textform. Sie wird hauptsächlich zur Benachrichtigung der Sozialversicherungen ausgestellt, so dass diese wissen, welche Zahlungen an sie geleistet wurden. Die Notwendigkeit dieser Bescheinigung ist im Paragraph 108 Absatz 3 Satz 1 der Gewerbeordnung festgehalten.

Feiertage

Arbeitnehmer in Deutschland haben an Feiertagen Anspruch auf Entgeltfortzahlung, d. h. sie haben frei und werden dafür bezahlt. Die bundeseinheitlichen, gesetzlichen sind:

Neujahr (1. Januar)
Karfreitag
Ostermontag
Christi Himmelfahrt
Pfingstmontag
„Tag der Arbeit“ (1. Mai)
„Tag der deutschen Einheit“ (3. Oktober)
Erster und zweiter Weihnachtsfeiertag (25. und 26. Dezember)

Darüber hinaus haben die Bundesländer eigene Feiertagsgesetze erlassen, durch die weitere Feiertage in dem jeweiligen Bundesland festgelegt werden. Entscheidend für die Gültigkeit eines Feiertages für einen Arbeitnehmer ist dabei weder der Sitz des Arbeitgebers noch der Wohnsitz des Arbeitnehmers, sondern die tatsächlichen und rechtlichen Verhältnisse am Arbeitsort. Für internationale Unternehmen gilt: Ausländische Feiertage gelten naturgemäß in Deutschland nicht. In Deutschland beschäftigte ausländische Arbeitnehmer müssen daher an einem Tag, der nur in ihrem Heimatland Feiertag ist, ihrer Arbeitspflicht nachkommen.

Feiertagsverwaltung

Digitale Lösungen für die Zeiterfassung ermöglichen eine automatische Erkennung der verschiedenen, nicht bundesweiten Feiertagen. Relevant ist dies bei Unternehmen, die ihren Standort in verschiedenen Bundesländern haben und deren Arbeitnehmer entsprechend ihrem Arbeitsvertrag an voneinander abweichenden Tagen nicht zur Arbeit erscheinen brauchen.

Ferien

Wer in der Schweiz arbeitet oder mit Schweizern zu tun hat und „Ferien“ hört, liegt falsch, wenn er an „Schulferien“ denkt. Denn für den Schweizer sind die Ferien das, was für uns der Urlaub ist. Auch bei den Eidgenossen haben Arbeitnehmer bei einer 5-Tage-Woche einen gesetzlichen Urlaubsanspruch von 20 Tagen, bei einer 6-Tage-Woche sind es 24 Tage Mindesturlaub.

Freizeitausgleich

Als Freizeitausgleich versteht man die „Entlohnung“ von geleisteten Überstunden durch einen Arbeitnehmer in Form von Urlaub zusätzlich zum normalen Urlaub. Diese Form des Ausgleichs von über die normale Arbeitszeit hinaus geleisteter Arbeit (Mehrarbeit) besteht neben der Auszahlung von Überstunden.

Freelancer

Freelancer ist der englische Begriff für Freier Mitarbeiter. Der Name leitet sich ab aus „free“ für frei und „lance“ für Lanze. Ursprünglich waren Freelancer also Söldner, die nach Beendigung der Kreuzzüge ihre soldatischen Dienste anboten und für wechselnde Herren in den Krieg zogen. Auch heute sind die Verträge von Freelancern befristet und können stundenweise oder pauschal für die Erledigung eines Auftrags bezahlt werden.

Freiberufller

Vorab: Ein Freiberufler ist KEIN freier Mitarbeiter, jedenfalls nicht automatisch. Diese beiden Begriffe existieren unabhängig voneinander und sind nicht gleichbedeutend. Denn der Gesetzgeber sagt hierzu, dass freie Berufe eine besondere berufliche Qualifikation oder schöpferische Begabung voraussetzen, die persönliche, eigenverantwortliche und fachlich unabhängige Erbringung von Dienstleistungen ermöglichen. Ein Freiberufler muss aufgrund eigener Fachkenntnisse leitend und eigenverantwortlich tätig sein. Er unterliegt weder der Gewerbeordnung, noch der Gewerbesteuer. In der Regel existieren bei den Freien Berufe vier Kategorien:

heilberuflicher Bereich, wie z. B. Ärzte, Apotheker und Physiotherapeuten
rechts-, wirtschafts- und steuerberatender Bereich, wie Anwälte, Notare, Steuerberater und Wirtschaftsprüfer
technisch-naturwissenschaftlicher Bereich, wie beispielsweise Architekten und Ingenieure sowie Biologen und Informatiker
kultureller Bereich, wie z. B. Autoren, Lektoren und Regisseure

Freier Mitarbeiter

Als freier Mitarbeiter oder Freelancer werden Mitarbeiter bezeichnet, die meistens für eine bestimmte Zeit oder ein spezielles Projekt für einen Arbeitgeber tätig sind. Wie der Name schon sagt, ist er persönlich unabhängig und ist vorübergehend aufgrund eines Werk- oder Dienstvertrages bei einem Unternehmen beschäftigt.

Führungskräfteentwicklung

Führen will gekonnt oder gelernt sein: Führungskräfteentwicklung beinhaltet sämtliche Maßnahmen, die die Fähigkeit von Führungskräften verbessern. Berücksichtigt werden müssen neben der strategischen Ausrichtung des Unternehmens auch die fachlichen wie persönlichen Fähigkeiten der (potentiellen) Führungskräfte.

G, H, I

Geringfügigkeitsgrenze

Der Betrag, bis zu dem eine Beschäftigung laut § 8 Abs. 1 Nr. 1 SGB IV (viertes Sozialgesetzbuch) als gering gilt und damit nicht sozialversicherungspflichtig ist. Diese Grenze liegt in Deutschland bei derzeit 538 Euro pro Monat oder 6.456 Euro pro Jahr. Anhand dieser Summe wird die Frage beantwortet, ob für eine Tätigkeit Sozialversicherungsbeiträge abgeführt werden müssen.

Geringfügig Beschäftigte

Erfahren Sie mehr auf unserer Themenseite "Geringfügig Beschäftigte".

Geringfügig Beschäftigte

Geschäftsreise

Zum Thema Geschäftsreise finden Sie unter folgendem Link eine eigene Themenseite.

Zur Themenseite Geschäftsreise

Gleitzeit

Gleitzeit oder gleitende Arbeitszeit ermöglicht es Arbeitnehmern, innerhalb eines gewissen Zeitrahmens, ihre Arbeitszeit frei zu wählen. So können z. B. private und berufliche Verpflichtungen besser koordiniert werden.

GKV-Monatsmeldung

Wenn eine versicherungspflichtige Mehrfachbeschäftigung vorliegt, prüft die Einzugsstelle der gesetzlichen Krankenkasse auf Grundlage der eingegangenen Entgeltmeldungen, ob die in dem sich überschneidenden Meldezeitraum erzielten Arbeitsentgelte in der Summe die Beitragsbemessungsgrenze in der gesetzlichen Krankenversicherung (BBG KV) überschreiten. Die Monatsmeldung ist ein Prüfinstrument zur Bemessung der Krankenkassenbeiträge bei mehreren versicherungspflichtigen Beschäftigungsverhältnissen. Sie wird im Rahmen der ersten Gehaltsabrechnung nach Aufnahme der Tätigkeit vorgenommen und muss innerhalb von sechs Wochen nach der Abrechnung bei der Krankenkasse eingegangen sein.

GoBD

Der Name sagt schon viel: Die Grundsätze zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff (GoBD) regeln als Verwaltungsanweisung des Bundes beispielsweise die Aufbewahrungspflicht von steuerrelevanten Geschäftsunterlagen.

Home Office

Home Office bezeichnet eine Arbeitsform, bei der Angestellte ihre berufliche Tätigkeit von zu Hause ausführen. Voraussetzung ist selbstverständlich eine entsprechende Ausstattung, wie beispielsweise eine VPN-Verbindung für den gesicherten Zugriff auf das Firmennetzwerk. Unterschieden wird in der Regel zwischen Home Office in Vollzeit, alternierendem Home Office und mobilem Home Office.

Human Resources (HR)

Über folgenden Link gelangen Sie zu unserer umfangreichen Human Resources (HR) Themenwelt.

Themenseite Human Resources (HR)

Head Hunter

Die Aufgabe eines Head Hunters ist es, einen ganz bestimmten Kandidaten für eine Position zu finden. Dabei greift er auf eigene Kontakte oder soziale Netzwerke zurück oder sucht auf dem Arbeitsmarkt nach wechselwilligen Mitarbeitern. Die Entlohnung des Head Hunter erfolgt in der Regel auf Provisionsbasis.

Ist-Stunden

Ist-Stunden sind die tatsächlich vom Arbeitnehmer geleisteten Arbeitsstunden im Rahmen der wöchentlichen Arbeitszeit. Damit eng verbunden ist der Begriff der Soll-Stunden, die die vertraglich vorgegebene Arbeitszeit markieren. Häufig sind die Soll-Stunden Gegenstand spezieller Arbeitszeitmodelle in der Personalplanung und von Tarifverhandlungen.

J, K, L

Jahresarbeitszeit

Mit Jahresarbeitszeit wird die Variante der flexiblen Arbeitszeit bezeichnet, bei der der Arbeitnehmer eine vertraglich vereinbarte Arbeitszeit, die auf ein ganzes Jahr bezogen ist, erbringen muss. So ist beispielsweise eine wöchentliche Arbeitszeit von 40 Stunden im Jahresmittel zu erreichen. Das Gehalt wird – unabhängig von den tatsächlich geleisteten Arbeitsstunden – üblicherweise auf wöchentlicher oder monatlicher Basis ausbezahlt.

Kernzeit

Kernzeit (oder Kernarbeitszeit) ist die Zeitspanne, in der der Arbeitnehmer am Arbeitsplatz anwesend sein muss. Sie wird bei gleitender Arbeitszeit zwischen Unternehmen und Arbeitnehmer vereinbart, um eine gleichzeitige Anwesenheit aller Mitarbeiter sicherzustellen.

Krankmeldung

Ist ein Arbeitnehmer aus gesundheitlichen Gründen nicht in der Lage, seiner Arbeit nachzukommen, muss er sich zeitnah bei seinem Arbeitgeber krankmelden. Laut §5 EntgFG (Entgeltfortzahlungsgesetz) sollte der Chef unverzüglich von der Erkrankung des Arbeitnehmers in Kenntnis gesetzt werden. Die Krankmeldung ist aber nicht zu verwechseln mit der Krankschreibung (Arbeitsunfähigkeitsbescheinigung): Diese benötigt der Arbeitnehmer spätestens ab dem 4. Krankheitstag und ist vom Arzt auszustellen.

Krankschreibung

Hat ein Mitarbeiter eines Unternehmens z. B. eine Erkältung, kann er sich entweder krankmelden oder aber direkt zu seinem Arzt gehen und sich eine Krankschreibung ausstellen lassen. Hier attestiert der Arzt eine gewisse Frist, in der der Arbeitnehmer nicht arbeitsfähig ist und sich erholen soll. Beachten sollten Arbeitnehmer immer: Es sollte alles unterlassen werden, was die Genesung gefährdet oder diese hinauszögern könnte, wie beispielsweise mit einer attestierten Erkältung ins Schwimmbad zu gehen.

Kündigung

Kündigungen sind ein sehr komplexes Thema. Daher steht Ihnen hierzu eine separate Themenseite zur Verfügung.

Ausführliche Informationen zur Kündigung

Kündigungsfrist

Zur Themenseite Kündigungsfrist gelangen Sie über folgenden Link:

Ausführliche Informationen zur Kündigungsfrist

Kur

Für einen Kuraufenthalt müssen Arbeitnehmer über ihren Arzt einen Antrag bei ihrer Krankenkasse stellen. Nach Bewilligung ist es unbedingt nötig, den Arbeitgeber über diese Maßnahme zur medizinischen Vorsorge bzw. zur Rehabilitation zu informieren. Zugleich muss der Arbeitgeber die voraussichtliche Dauer kennen. Doch auch eventuelle Verlängerungen müssen dem Arbeitgeber mitgeteilt werden. Schließlich zahlt er weiterhin das Gehalt.

Kurzarbeit

Zur Kurzarbeit steht Ihnen ebenfalls eine separate Themenseite zur Verfügung.

Ausführliche Informationen zur Kurzarbeit

Kurzarbeitergeld

Eine separate Themenseite zum Thema Kurzarbeitergeld finden Sie unter folgendem Link:

Zur Themenseite Kurzarbeitergeld

Kurzfristig Beschäftige

Nomen es omen: Der Name verrät, dass es sich bei kurzfristig Beschäftigen um Arbeitnehmer handelt, die einer Beschäftigung nur über kurze Zeit nachgehen. Diese darf zusammenhängend 3 Monate betragen oder aber über maximal 70 Tage im Jahr verteilt sein. Weitere Bedingungen sind: Es muss vorher eine vertragliche Fixierung der Beschäftigung geben, der Arbeitnehmer darf dieser Beschäftigung nicht professionell nachgehen, er darf nicht mehr als 538 Euro im Monat verdienen (Geringfügigkeitsgrenze) und er darf diese Beschäftigung nur einmal im Jahr ausüben.

Lohnabrechnung

Arbeitgeber, die Angestellte oder Arbeiter beschäftigen, müssen den Arbeitnehmern eine Lohnabrechnung bzw. Gehaltsabrechnung ausstellen. Weiterführende Informationen hierzu finden Sie auf unserer Themenseite.

Themenseite Lohnabrechnung

Lohnbüro

Erfahren Sie mehr zu diesem Thema auf unserer Themenseite.

Themenseite Lohnbüro

Lohnsteuerabzug

Lohnsteuerpflichtig (also vom Lohnsteuerabzug betroffen) sind in Deutschland Arbeitnehmer sowie alle Betriebs- und Beamtenpensionäre und deren Rechtsnachfolger (z.B. Witwen und Waisen), unabhängig davon, ob sie daneben auch noch Einkünfte aus selbstständiger Arbeit erzielen oder nicht. Entgehen kann man dem Lohnsteuerabzug nicht: Arbeitgeber sind verpflichtet, die Lohnsteuer ihrer Angestellten zu berechnen und an das Finanzamt abzuführen. Die Höhe des Lohnsteuerabzugs wird durch § 39 Abs. 4 des Einkommensteuergesetzes (EStG) geregelt und hängt beispielsweise von Faktoren wie der Steuerklasse, den Kinderfreibeträgen oder der Zugehörigkeit zur Kirche ab (Kirchensteuer).

Lohnsteuerbescheinigung

Die Lohnsteuerkarte dient als Nachweis für die Höhe der vom Bruttolohn abgezogenen Lohn- und Kirchsteuer. Die Lohnsteuerbescheinigung ist bei Beendigung des Dienstverhältnisses oder nach Ablauf des Kalenderjahres, vom Arbeitgeber zu erteilen. Die Daten aus der Lohnsteuerbescheinigung werden elektronisch an das Finanzamt übermittelt und bilden die Grundlage für die Durchführung der Einkommensteuerveranlagung des Arbeitnehmers durch das Wohnsitzfinanzamt. Der Arbeitnehmer bekommt einen entsprechenden Nachweis in Papierform oder als Datei.

Lohnsteuerjahresausgleich

Im Zuge des Lohnsteuerjahresausgleichs ist jeder Arbeitgeber verpflichtet, eine bestehende Differenz zugunsten des Arbeitnehmers bei der gezahlten Lohnsteuer während des Kalenderjahres zu erstatten. Betroffen ist jeder Betrieb, der am 31.12. des Ausgleichsjahres mindestens zehn Mitarbeiter beschäftigt. Bitte beachten: Der Lohnsteuerjahresausgleich sollte nicht mit der Einkommensteuererklärung verwechselt werden. Diese wird vom Arbeitnehmer am Ende des Kalenderjahres beim Finanzamt eingereicht.

Lohnsteuerkarte

Die in Deutschland 1925 eingeführte Lohnsteuerkarte ermöglichte es dem Arbeitgeber, die Lohnsteuer jedes Arbeitnehmers zu berechnen. Die Lohnsteuerkarte hatte jeder Arbeitnehmer mit Wohnsitz oder gewöhnlichem Aufenthalt in Deutschland dem neuen Arbeitgeber sowie zu Beginn jedes neuen Kalenderjahres vorzulegen. Sie wurde in Deutschland 2010 letztmals ausgestellt, behielt jedoch bis zum Jahr 2013 teilweise ihre Gültigkeit.

Lohnfortzahlung

Arbeitnehmer haben in Deutschland grundsätzlich unter festgelegten Bedingungen das Recht, ihr Gehalt vom Arbeitgeber weiterzubeziehen, auch wenn sie gar nicht arbeiten, z. B. im Urlaub, an Feiertagen oder im Krankheitsfall. Bei attestierter Arbeitsunfähigkeit gilt (nachdem das Arbeitsverhältnis seit mindestens 4 Wochen bestanden hat), dass gesetzlich Versicherte für maximal 6 Wochen ihr volles Gehalt beziehen. Die offizielle Bezeichnung lautet: Entgeltfortzahlung im Krankheitsfall. Die Regelungen dafür sind im Entgeltfortzahlungsgesetz (EntgFG) festgelegt.

M, N, O

Mehrarbeit

Mehrarbeit im engeren Sinne ist die Arbeitszeit, die Arbeitnehmer über die gesetzlich maximale regelmäßige Arbeitszeit von 8 Stunden pro Tag oder 48 Stunden pro Woche hinausgehende leisten (§ 3 ArbZG).

Mindestlohn

Ausführliche Informationen zum Thema Mindestlohn finden Sie unter folgendem Link:

Mindestlohn

Mindestlohngesetz

Wichtige Informationen zum Mindestlohngesetz finden Sie in unserer Themenwelt.

Themenseite Mindestlohngesetz

Mindestpausendauer

Arbeitspausen sollen den Arbeitnehmer vor Übermüdung und damit vor Gesundheits- und Unfallrisiken schützen. Im Arbeitszeitgesetz (§ 4 S. 3 ArbZG) ist festgelegt, dass Arbeitnehmer nicht länger als sechs Stunden ohne Pausen beschäftigt werden dürfen. Für Arbeitszeiten von mehr als sechs Stunden sieht das Gesetz die folgende, gestaffelte Mindestpausendauer vor (§ 4 S. 1):

30 Minuten bei einer Arbeitszeit von mehr als sechs Stunden bis zu neun Stunden
45 Minuten bei einer Arbeitszeit von mehr als neun Stunden

§ 4 S. 2 ArbZG gewährt eine Aufteilung der Pausen in Zeitabschnitte von jeweils mindestens 15 Minuten. Erwähnenswert ist vielleicht noch, dass die Arbeitszeit nicht mit einer Pause beginnen oder enden darf.

Mindestruhephase

Unter Mindestruhephase wird die Zeit verstanden, die zwischen den einzuhaltenden Arbeitsphasen eines Arbeitnehmers liegen, also z. B. zwischen zwei Arbeitsschichten. Für diese Ruhezeiten schreibt das Arbeitszeitgesetz vor, dass eine Mindestruhezeit nach Beendigung der täglichen Arbeitszeit von elf Stunden eingelegt werden muss. (§ 5 Abs. 1 ArbZG).

Minijob

Minijob bezeichnet ein Arbeitsverhältnis über eine geringfügig entlohnte Beschäftigung. Maßgeblich für den Minijob ist das Arbeitsentgelt, das regelmäßig den Höhe von 538 € nicht übersteigen darf. Minijobs sind versicherungsfrei in der Kranken-, Pflege- und Arbeitslosenversicherung, jedoch nicht bei der Rentenversicherung: Hier besteht grundsätzlich Versicherungspflicht, es sei denn, der Arbeitnehmer hat sich hiervon befreien lassen. Ein Antrag auf Befreiung ist dem Arbeitgeber schriftlich zuzuleiten.

Mitarbeitergespräch

Als Führungsinstrument im Personalbereich zielt das Mitarbeitergespräch auf die Mitarbeiterentwicklung ab. Ziel in möglichst ungezwungener Atmosphäre ist es, sich periodisch über Ziele, Erwartungen und Pläne auszutauschen. Wie ist der Stand der Dinge bei einem bestimmten Projekt oder allgemein? Welche Perspektiven sieht der Mitarbeiter für die nächsten Wochen und Monate? Übergeordnetes Ziel ist es, durch die (echte) Wertschätzung eine noch stärkere Mitarbeiterbindung zu erzielen.

Mitarbeitermotivation

Eine der Kernfragen jedes Unternehmers ist: Wie schaffe ich es, dass sich meine Mitarbeiter überproportional für ihre Arbeit engagieren? Eine der wichtigsten Antworten: Mit Mitarbeitermotivation, sie ist eine der tragenden Elemente der Führungskompetenz jeder Führungskraft. Man unterscheidet zwischen Hygienefaktoren, wie z. B. Entlohnung, Führungsstil und Arbeitsbedingungen sowie Motivatoren wie beispielsweise Anerkennung, Verantwortung und Arbeitsinhalten.

Mutterschaftsgeld

Als Mutterschaftsgeld wird die Geldleistung an Frauen während der Mutterschutzfristen durch die Krankenkasse oder den Bund bezeichnet.

Mehr zum Thema Mutterschaftsgeld erfahren

Mutterschutz

Die Themenseite zum Mutterschutz erreichen Sie über nachfolgenden Link.

Ausführliche Informationen zum Mutterschutz

Nachtarbeit

Grundlage für die Definition der Nachtarbeit ist die Nachtzeit im Sinne des Arbeitszeitgesetzes zwischen 23 und 6 Uhr, bei Bäckereien und Konditoreien zwischen 22 und 5 Uhr. Als Nachtarbeitnehmer gilt, wer in diesem Zeitraum mindestens zwei Stunden arbeitet (ArbZG §2 Abs. 3 und 4). Die Arbeit zur Nachtzeit ist in Deutschland grundsätzlich genehmigungs- bzw. bewilligungsfrei. Einem Arbeitgeber steht es deshalb innerhalb der gesetzlichen Grenzen frei, seine Angestellten auch zur Nachtzeit arbeiten zu lassen.

Nettoeinkommen

Das Nettoeinkommen errechnet sich aus dem Bruttoeinkommen, das der Arbeitnehmer von seine Arbeitgeber bekommt abzüglich von Steuern und sonstigen Abgaben, wie Einkommensteuer, Kirchensteuer, Solidaritätszuschlag und Sozialversicherungsbeiträgen.

P, Q, R

Pausenarten

Grundsätzlich ist zu unterscheiden zwischen zwei Pausenarten: einerseits die Ruhepause und anderseits die Betriebspause. Die Ruhepause ist eine Arbeitsunterbrechung, die nach § 4 Arbeitsschutzgesetz in bestimmten Intervallen eingelegt werden muss und die der Arbeitnehmer nach eigenen Vorstellungen verbringen kann. Davon zu unterscheiden ist die Betriebspause, die eine überraschende Arbeitszeitunterbrechung bezeichnet, die aus technischen Gründen erfolgt. Im Gegensatz zur Ruhepause zählt sie zur Arbeitszeit, d. h. Arbeitnehmer sind während dieser Zeit auch zu bezahlen.

Pausengutschrift

Mit Pausengutschrift bezeichnet man den in vielen Betrieben bilanztechnischen Ausgleich der Arbeitszeit, wenn eine geplante Pause nicht genommen wurde. Dies ist oft bei erhöhtem Arbeitsaufkommen der Fall. Jedoch ist bei einer Beschäftigung länger als sechs Stunden eine Pause von 30 Minuten vorgeschrieben. Eine Gutschrift ist dann nicht rechtskonform.

Pausenregelung

Ohne Wenn und Aber: Das Arbeitszeitgesetz schreibt in § 4 f vor, dass Arbeitnehmer nach bestimmten Zeiten Pausen, also Arbeitsunterbrechungen, einlegen müssen, die nicht zur Arbeitszeit gehören. Konkret: Bei einer Arbeitszeit von bis zu sechs Stunden ist keine Pause vorgeschrieben, aber möglich. Ab mehr als sechs Stunden am Stück sind 30 Minuten Pause vorgeschrieben. Liegt die Arbeitszeit über neun Stunden, muss eine Pause von 45 Minuten eingelegt werden.

Personalakte

Die Personalakte ist die Sammlung aller Dokumente über einen Angestellten in einem Unternehmen – früher meistens in Papierform, heute eher digital. Welche Belege in die Akte gehören und welche nicht, regeln das Bürgerliche Gesetzbuch, das Arbeitsrecht sowie das Betriebsverfassungsgesetz.

Personalcontrolling

Für das Personalcontrolling steht Ihnen ebenfalls eine separate Themenseite zur Verfügung.

Zur Themenseite Personalcontrolling

Personaleinsatzplanung (PEP)

Unsere Themenwelt zur Personaleinsatzplanung (PEP) bietet Ihnen ausführliche Erklärungen sowie wichtige Eckdaten.

Weitere Informationen zur Personaleinsatzplanung

Personalentwicklung

Zur Personalentwicklung (PE) gehören alle Maßnahmen zur zielgerichteten und systematischen Förderung, Qualifizierung und Weiterbildung von Mitarbeitern. Ziel der PE ist es, sämtliche Positionen mittel- und langfristig mit qualifizierten Mitarbeitern zu besetzen. Notwendig ist dies durch den Wandel im Unternehmen selbst, wodurch sich auch für die Arbeitnehmer neue Anforderungen ergeben.

Personalplanung

Personalplanung hat zum Ziel, dass kurz-, mittel- und langfristig genau die Arbeitnehmer in der erforderlichen Qualität und Quantität zur Verfügung stehen, die gebraucht werden – und das zum richtigen Zeitpunkt, am richtigen Ort und unter Berücksichtigung der unternehmenspolitischen Ziele.

Personalkennzahlen

Personalkennzahlen ermöglichen es, den Erfolg des Personalmanagements zu messen und zu dokumentieren. Relevante Kennzahlen sind unter dem folgenden Link genauer erläutert.

Personalkennzahlen

Personalkosten

Auf unserer Themenseite zu den Personalkosten erfahren Sie mehr über direkte und indirekte Personalkosten.

Alles Wissenswerte zu Personalkosten

Personalkostenplanung

Was gibt es bei der Personalkostenplanung zu berücksichtigen?
Wichtige Informationen zu diesem Thema finden Sie unter folgendem Link:

Mehr zur Personalkostenplanung erfahren

Personalmanagement

Sinn und Zweck eines modernen Personalmanagements ist es, im Bereich des eigenen Personals nachhaltige Erfolge zu erzielen. Konkret sind hier die langfristige Bindung der Mitarbeiter an das Unternehmen, die Steigerung der Attraktivität des Unternehmens sowie die Anwerbung hochqualifizierten Personals zu nennen. Anders ausgedrückt ist Personalmanagement in Unternehmen für Wertschöpfung und Werterhaltung in Bezug auf das Personal verantwortlich, dessen Bedürfnisse möglichst umfassend befriedigt werden sollen.

Personalstammdaten

Wie der Name schon sagt, werden sämtliche Daten, bei denen keine zeitnahe Änderungen zu erwarten ist, wie z. B. Name, Geschlecht, Steueridentifikationsnummer, Sozialversicherungsnummer oder Bankverbindung als Personalstammdaten bezeichnet. Diese Daten dienen der eindeutigen Identifikation des Mitarbeiters durch personenbezogene Daten. Jeder Datensatz von Personalstammdaten ist dabei ausschließlich einem Mitarbeiter zugeordnet und umfasst zahlreiche Ausprägungen beschäftigungsspezifischer Attribute.

Personalzeiterfassung

Personalzeiterfassung (oder Arbeitszeiterfassung oder Zeiterfassung) ist die Datenerfassung von Arbeitszeiten des Arbeitnehmers, die durch unterschiedliche Methoden und Erfassungsmethoden möglich ist. Dabei mindestens Beginn und Ende der Arbeitszeit erfasst, oft auch zwischendurch eingelegte Pausen. In weiten Bereichen der Wirtschaft wäre eine zeitbasierte Arbeit ohne eine Personalzeiterfassung nicht möglich. Moderne System der Zeiterfassung erlauben darüber hinaus eine Übersicht und Auswertung verschiedenster Daten und stellen auch Arbeitnehmern wertvolle Informationen beispielsweise zu Überstunden und Urlaubstage zur Verfügung.

Probezeit

Als Probezeit versteht man die Phase zu Beginn eines Arbeitsverhältnisses, die vereinbart werden kann, aber nicht muss. In dieser Zeitspanne von maximal 6 Monaten kann von beiden Seiten das Arbeitsverhältnis mit einer Frist von 2 Wochen gekündigt werden.

Projektzeiterfassung

Neben der durchgehenden, dauerhaften Erfassung von Arbeitszeiten besteht die Notwendigkeit der Zeiterfassung im Rahmen von speziellen, im Umfang begrenzten Projekten. Hier ergeben sich neben der Projektzeitkontrolle für die Projektleiter viele positive Effekte für die Mitarbeiter. Die Projektzeiterfassung dient nicht nur als Kontrollinstrument für die Überschreitung von Projektzeiten, sondern die Projektleiter erhalten auch Auskunft über nicht ausgelastete Projekte und freie Kapazitäten. Hier steht besonders der benötigte Zeitaufwand im Rahmen der Gesamtlaufzeit inklusive Arbeitszeiten, Reise- und Stillstandszeiten, die wiederum z. B. Lohn-, Reise- und Mietkosten verursachen.

Raucherpausen

Allen im Betrieb rauchenden Arbeitnehmern sollte eins klar sein: Es gibt keinen gesetzlichen Anspruch auf eine Raucherpause. Gerichte haben mehrfach klargestellt, dass eine Raucherpause keine Arbeitszeit ist und der Arbeitgeber das Rauchen im Betrieb pauschal verbieten darf.

Ruhezeiten

Nach einem vollen Arbeitstag (in der Regel mit acht Stunden Arbeitszeit) haben Arbeitnehmer in Deutschland eine Ruhezeit von mindestens elf Stunden einzuhalten (§ 5 (1) ArbZG). Außerdem muss die Pausenregelung eines Unternehmens eine Arbeitsunterbrechung zwingend nach sechs Stunden Arbeitszeit vorsehen.

Rundungen

Hier werden die erfassten Arbeitszeiten automatisch gerundet. Je nach Voreinstellung können sich am Ende des Tages sehr unterschiedliche Tagesarbeitszeiten ergeben, wenn eine angefangene Viertelstunde aufgerundet wird. Beispielsweise wird dann für eine Pause von 14:57 Uhr bis 15:03 Uhr eine halbe Stunde berechnet, also von14:45 Uhr bis 15:15 Uhr.

S, T, U

Saisonarbeit

Eine ausführliche Themenseite zur Saisonarbeit ist über nachfolgenden Link verfügbar.

Themenseite Saisonarbeit

Saldenliste

Unter Saldenliste versteht man die Zusammenstellung der Salden der einzelnen Personalkonten, die der Abstimmung mit den entsprechenden Hauptbuchkonten dienen. Die Summen- und Saldenliste ist eine Aufstellung aller Konten des Kontenrahmens der Finanzbuchhaltung, die im Betrachtungszeitraum Buchungen aufweisen. Sie stellt die Geschäftsvorfällen des Unternehmens in Form von Anfangssalden, Bewegungen und Endsalden dar. Mit der Summen- und Saldenliste ist ein Kurzüberblick über die wesentlichen Bilanzpositionen möglich.

Samstagsarbeit

Die gesetzliche Arbeitswoche endet nicht am Freitag: Deshalb: Laut Arbeitsgesetz ist Samstagsarbeit grundsätzlich und ohne besondere Einschränkung erlaubt. Der Gesetzgeber geht von einer 6-Tage-Arbeitswoche beihaltet den Samstag als normalen Werktag. Durch seine Weisungsbefugnis hat der Arbeitgeber nach § 106 Satz 1 Gewerbeordnung (GeWo) das Recht, Samstagsarbeit anzuordnen.

Scheinselbständigkeit

Scheinselbständigkeit wird vom Gesetzgeber streng bestraft, denn sie gilt nach dem deutschen Gesetz als eine Form der Schwarzarbeit – als ein Sozialversicherungsbetrug mit allen rechtlichen Konsequenzen. Im Einzelfall muss nachgewiesen werden, dass ein Arbeitnehmer eben nicht Merkmale eines Selbstständigen aufweist, wie z. B. das Tragen des eigenen Unternehmerrisikos, die freie Gestaltung seiner Tätigkeit und Arbeitszeit oder eigene Räumlichkeiten. Hinweise auf Scheinselbständigkeit sind in den meisten Fällen die Weisungsgebundenheit gegenüber dem Auftraggeber, die Einhaltung bestimmter Arbeitszeiten oder das Arbeiten in den Räumen des Arbeitgebers.

Schichtarbeit

Früh-, Spät-, Nachtschicht: Schichtarbeit bezeichnet ein weitverbreitetes Modell zur Einteilung der Arbeitszeit über wechselnde Zeiten des (ganzen) Tages. Im Rahmen der geltenden gesetzlichen Arbeitszeitgesetzen werden verschiedene Mitarbeiter nach einem bestimmten Zeitplan/Schichtplan nacheinander am selben Arbeitsplatz eingesetzt. Durch diese versetzten Arbeitszeiten verrichten sie ihre Arbeit innerhalb eines bestimmten Zeitraums am selben Ort, aber zu unterschiedlichen Zeiten.

Schichtplan

Der Schichtplan eines Arbeitgebers gibt vor, zu welchen Zeiten welcher Arbeitnehmer zu arbeiten hat. Dabei sind selbstverständlich die rechtlichen Bestimmungen des Arbeitszeitgesetzes, Tarifverträge, Betriebsvereinbarung sowie das Mitbestimmungsrecht des Betriebsrates zu beachten. Eine Produktion rund um die Uhr oder eine entsprechende Arbeitsbereitschaft ist in vielen Branchen unumgänglich, wie z. B. in vielen produzierenden Betrieben, Molkereien, Polizei, Feuerwehr, Rettungswesen oder auch in der Energiewirtschaft. Überall hier sorgen Schichtpläne für die personelle Einteilung der Arbeitnehmer.

Sonntagsarbeit

Arbeit, die in der Zeit von 0:00 Uhr bis 24:00 Uhr am Sonntag verrichtet wird, ist Sonntagsarbeit. Sie unterliegt in Deutschland Restriktionen, die auf Art. 140 in Verbindung mit Art. 139 der Weimarer Verfassung zurückgehen. Der Sonntag ist als Tag ohne Arbeit geschützt, weil Sonn- und Feiertage als Tage der Arbeitsruhe und der seelischen Erhebung dienen sollen. Sonntagsarbeit ist deshalb nur zulässig, wenn einem legitimen Zweck dient und zur Zielerreichung erforderlich und angemessen ist.

Soll-Stunden

Die durchschnittliche Wochen- oder Monatsarbeitszeit wird als Soll-Stunden bezeichnet. Verwendung finden sie häufig in Arbeitszeitmodellen in der Personalplanung und in Tarifverhandlungen. Ermittelt werden können die Soll-Stunden für einen Monat aus den Tagessollstunden, dem Rahmenplan oder dem fixen Monatssoll.

Sollzeit

Unter Sollzeit versteht man die Zeit, die als Vorgabe an Arbeitszeit gilt, die an einem Tag erfüllt werden sollte. Dies kann als Start- und Endzeit vorgegeben werden oder in Form von zu leistenden Arbeitsstunden.

Sonderurlaub

In Deutschland ist es üblich, Arbeitnehmern für bestimmte Ausnahmesituationen Sonderurlaub zu genehmigen. Da § 616 BGB zwar den Anspruch klar macht, aber keine detaillierten Aussagen trifft, orientieren sich die meisten Arbeitgeber am Tarifvertrag für den öffentlichen Dienst (TvöD). Anlässe sind beispielsweise Geburt des eigenen Kindes, Tod des Ehepartners, Umzug in eine andere Stadt aus betrieblichen Gründen oder schwere Erkrankung eines im Haushalt lebenden Angehörigen oder Kindes.

Spätarbeit

Unter Spätarbeit versteht man die zwischen 20:00 Uhr und 22:00 Uhr geleistete Arbeit eines Arbeitnehmers. Die Zulage für Spätarbeit ist nach § 3b EStG steuer- und beitragsfrei.

Stammdaten

Als Stammdaten werden im Personalbereich Daten der Arbeitnehmer bezeichnet, die über einen längeren Zeitraum konstant bleiben. Beispiele für Stammdaten im Personalwesen sind:

Name des Mitarbeiters
Anschrift
Sozialversicherungsnummer
Geburtsdatum
Krankenkasse
Sollstunden
Urlaubsanspruch

Startup

Startup-Unternehmen kennzeichnet, dass sie sich in sehr frühen Lebenszyklusphase (unter 5 Jahren) befinden UND andere Faktoren wie eine innovative Geschäftsidee, ein hohes Investitionsrisiko, ein geringes Budget sowie ein potentiell hohes Unternehmenswachstum aufweisen. Deshalb: Das neue Schuhgeschäft, das von jungen Leuten eröffnet wird (und konventionell Schuhe verkauft) ist KEIN Startup. Die meisten Startup-Unternehmen finden sich in der Technikbranche und anderen neuen Wirtschaftsbereichen.

Stempeluhr

Auf einer separaten Themenseite erfahren Sie wie Stempeluhren früher genutzt wurden und wie es in der Gegenwart damit aussieht.

Die Geschichte der Stempeluhr

Stundenabrechnung

Eine Stundenabrechnung enthält alle Arbeitsstunden eines Arbeitnehmers, z. B. für einen Monat, wobei die Erfassung digital oder manuell per Stundenzettel erfolgen kann. Mit diesen erfassten Daten erstellt die Personalabteilung die monatliche Lohnabrechnung und Abteilungsleiter verwenden diese für ihre Analyse und Planung. Nach dem Urteil des EuGH zur Zeiterfassung wird eine Stundenabrechnung in absehbarer Zeit obligatorisch für alle Arbeitgeber.

Stundenkonto

Ein Stundenkonto (oder Arbeitszeitkonto) dient der Erfassung und Speicherung der tatsächlich geleisteten Arbeitszeit eines Arbeitnehmers. Häufig werden Stundenkonten als Gleitzeitkonten angelegt, indem Plus- und Minusstunden der täglichen Arbeit gezählt werden. In einem festgelegten Zeitraum muss der Arbeitnehmer diese wieder abbauen oder ausbezahlt bekommen. Längerfristige Stundenkonten werden auch Langzeitkonto oder Lebensarbeitszeitkonto genannt. Hier sammelt der Angestellte Zeit für ein Jahr Auszeit oder einen früheren Austritt aus dem Berufsleben.

Tageszeitmodelle

Bei der Planung und Erfassung von Arbeitszeiten können bestimmte Zeitmodelle zugrunde gelegt werden, wie z. B. das Tageszeitmodell. Es definiert Sollarbeits- und Pausenzeiten für eine bestimmte Zeitspanne während des Tages. Tagesmodelle können sich nach Uhrzeiten richten, wobei feste Anfangs- und Endzeiten angegeben werden, oder nach der Dauer, wobei ein bestimmter Zeitrahmen vorgegeben ist.

Tarifvertrag

Tarifverträge haben zum Ziel, die Beziehung zwischen Arbeitgeber und Arbeitnehmern einheitlich zu regulieren. Sie werden zwischen zwei Vertragsparteien ausgehandelt, zulässig sind hier die Gewerkschaften auf der einen Seite und einzelne Arbeitgeber oder Arbeitgeberverbände auf der anderen. Dank des besonderen Schutzes durch das Grundgesetz können Sie nicht durch die Regierung, den Gesetzgeber oder andere Organe beeinflusst werden, hier greift die garantierte Tarifautonomie laut Artikel 9 Abs. 3 des Grundgesetzes.

Teilzeit

Der Begriff Teilzeit wird umgangssprachlich für Teilzeitarbeit verwendet. Die Definition ist nicht eindeutig: Während das Statistische Bundesamt bei Teilzeit von einer geleisteten Wochenarbeitszeit von weniger als 21 Stunden in der Haupttätigkeit ausgeht, meint man allgemein weniger als die übliche wöchentliche Arbeitszeit. Sind also in einem Betrieb 35 Stunden in der Woche Vollzeitarbeit, so liegt die wöchentliche Arbeitszeit für einen Teilzeitarbeitnehmer darunter.

Teilzeitarbeit

Teilzeitarbeit ist definiert als eine deutlich kürzere regelmäßige Arbeitszeit eines Arbeitnehmers im Jahresdurchschnitt gegenüber der Arbeitszeit eines vergleichbaren Arbeitnehmers in Vollzeit. Die entsprechenden maßgeblichen gesetzlichen Regelungen, insbesondere der Anspruch auf Reduzierung der Arbeitszeit, finden sich im Teilzeit- und Befristungsgesetz (TzBfG).

Überstunden

Von Überstunden spricht man bei einer Überschreitung der für den Arbeitnehmer durch einen Tarifvertrag, Arbeitsvertrag oder Betriebsvereinbarung geltenden regelmäßigen Arbeitszeit. In Abgrenzung davon bezeichnet Mehrarbeit die Überschreitung der gesetzlichen Höchstarbeitszeit. In Ausnahmefällen darf der Arbeitgeber das Arbeitsvolumen erhöhen, etwa für außerordentliche Aufträge. Dies sollte aber stets eine Ausnahme sein.

Überstundenabbau

Grundsätzlich hat jeder Arbeitnehmer einen gesetzlichen Anspruch auf den Ausgleich von Überstunden. Im Detail entscheidet jedoch der jeweilige Arbeitsvertrag, wie dies geschieht. Für den Abbau von Überstunden gelten gewissen Kriterien: So muss der Vorgesetzte des Arbeitnehmers Kenntnis von der mehrgeleisteten Arbeit haben. Dies kann durch ein installiertes Zeiterfassungssystem der Fall sein oder aber der Mitarbeiter informiert seinen Vorgesetzten explizit darüber.

Überstundenabgeltung

Vor einiger Zeit und auch sicherlich heute in manchen Arbeitsverträgen noch üblich: eine Klausel zur Überstundenabgeltung. Diese trifft eine Aussage, wie viele Überstunden pauschal mit dem vereinbarten Entgelt abgegolten sind, also nicht extra bezahlt werden müssen. Auch wenn es stets vom Einzelfall abhängt, lässt sich tendenziell die Aussage treffen, dass eine Überstundenabgeltung bei niedrigen Gehaltsgruppen unwirksam sind. Dagegen müssen Gutverdiener nach § 612 Abs. 1 BGB mit einer Klausel zur Überstundenabgeltung leben.

Urlaubsanspruch

Zum Thema Urlaubsanspruch steht Ihnen unter folgendem Link eine separate Seite zur Verügung.

Zur Themenseite Urlaubsanspruch

Urlaubsantrag

Zum Thema Urlaubsantrag steht Ihnen unter folgendem Link eine separate Seite zur Verügung.

Zur Themenseite Urlaubsantrag

Urlaubsgeld

Zum Urlaubsgeld finden Sie ebenfalls eine separate Themenseite.

Informationen zum Urlaubsgeld

Urlaubsplan

Der Urlaubsplan (oder Abwesenheitsplan) enthält alle nötigen Informationen über Urlaub und Abwesenheiten jedes Mitarbeiters eines Betriebes. Um die ausreichende Anzahl an Arbeitnehmern sicherzustellen, werden hier planbare Abwesenheiten, wie Urlaub, Dienstreisen oder andere externe Abwesenheiten eingetragen.

V, W, X

Verträge

Ob im Beruf, bei privaten oder gewerblichen Geschäften: Nichts geht ohne sie. Verträge regeln eine einvernehmliche Willenserklärung zwischen (mindestens zwei) Vertragspartnern, die Personen oder Behörden sein können. Verträge zwischen Personen, zu denen auch Verträge zwischen Privatpersonen und Unternehmensvertretern gehören, werden als privatrechtliche Verträge bezeichnet. Verträge mit Behörden sind öffentlich-rechtliche Verträge. Ein Vertrag muss nicht zwingend schriftlich abgeschlossen werden. Es empfiehlt sich jedoch, bei mündlichen Verträgen einen Zeugen dabei zu haben.

Vertrauensarbeitszeit

Bei der Vertrauensarbeitszeit steht nicht die zeitliche Anwesenheit des Arbeitnehmers im Unternehmen im Vordergrund, sondern die Erledigung vereinbarter Aufgaben. Der Arbeitnehmer ist für die Gestaltung und Erfassung der Arbeitszeit verantwortlich und stellt hohe Ansprüche in Sachen Selbstverantwortung und gegenseitigem Vertrauen, denn eine herkömmliche Kontrolle der geleisteten Arbeitszeit ist nicht möglich.

Vollzeit

Ein Arbeitnehmer, der in Vollzeit beschäftigt ist, leistet die maximale Zahl an Wochenstunden, die in diesem Betrieb möglich ist, abhängig von Branche, Tarif und Arbeitsverhältnis. Die Spannbreite liegt hier bei etwa 35 bis 40 Wochenarbeitsstunden. Im Gegensatz dazu arbeitet ein Arbeitnehmer in Teilzeit weniger als diese Vollzeit-Wochenstunden.

Wechselschicht

Wechselschicht bezeichnet den durchgängigen Betrieb eines Unternehmens. Es gibt also keine Öffnungs-, Geschäfts- oder Produktionszeiten, sondern es sind zu jeder Zeit Arbeitnehmer im Unternehmen tätig. Zwischen Früh-, Spät- und Nachtschicht findet ein kontinuierlicher Wechsel statt.

Wechselschichtmodell

Ein Wechselschichtmodell beinhaltet und beschreibt den festgelegten und kontinuierlichen Wechsel von verschiedenen Schichten, in der Regel Früh-, Spät- und Nachtschicht. Der Schichtplan zeigt, in welcher Schicht jeder einzelne Angestellte arbeitet, wobei in einem festgelegten Turnus die Schichten für jeden Arbeitnehmer wechseln.

Weiterbildung

Eine Themenseite zur beruflichen Weiterbildung erreichen Sie über nachfolgenden Link.

Ausführliche Informationen zur Weiterbildung

Wochenzeitmodell

Zwar darf ein Arbeitnehmer pro Woche nach dem Gesetz höchstens 48 Stunden arbeiten, in der Praxis ist aber von einer Wochenarbeitszeit von 37,5 bis 40 Stunden auszugehen. Für einen besseren Überblick können Arbeitgeber ein Wochenzeitmodell anlegen, bei dem sich für jeden einzelnen Wochentag z. B. Sollarbeitszeiten, Pausen oder Buchungszeiträume definiert werden können. Darüber hinaus können verschiedene Wochenzeitmodelle für Teil- und Vollzeit angelegt werden, wie etwa für eine Wochenarbeitszeit von 37,5, 30 oder 20 Stunden.

Workflow

Unter Workflow versteht man die Beschreibung eines arbeitsteiligen, in der Regel wiederkehrenden Prozesses in Unternehmen. Ziel des Workflows ist es, verschiedene Beteiligte, Prozessstufen und Datenflüsse effizient miteinander zu verzahnen, so dass Zeit und Kosten eingespart werden.

Work-Life-Balance

Von einer guten Work-Life-Balance profitieren nicht nur Arbeitnehmer. Warum lesen Sie in unserem Artikel.

Zeitarbeit

Zeitarbeit ist gekennzeichnet vom Dreiecksverhältnis zwischen Arbeitnehmer, einem Zeitarbeitsunternehmen und einem Arbeitgeber. Die Zeitarbeitsfirma verleiht Arbeitskräfte an Arbeitgeber, die für einen bestimmten Zeitraum einen erhöhten Bedarf an Personal haben. Die Besonderheit ist nun, dass die Leiharbeitnehmer zwar im Betrieb des Arbeitgebers arbeiten, jedoch nur mit der Zeitarbeitsfirma einen Arbeitsvertrag geschlossen haben.

Zeitbuchung

Als Zeitbuchung wird die einmalige, konkrete Eingabe einer Komm- oder Gehzeit eines Arbeitnehmers bezeichnet. Jedoch kann auch die Eingabe aller Buchung – inklusive aller Komm- und Gehzeiten beispielsweise für Pausen – als Zeitbuchung dieses Tages gelten.

Zeiterfassung

Zeiterfassung (oder Arbeitszeiterfassung) meint die (moderne, digitale) Zeitnahme der Anwesenheit von Mitarbeitern am Arbeitsplatz. Diese Form der Erfassung der Arbeitszeit stellt Daten für die Entgeltabrechnung des Arbeitnehmers zur Verfügung und bringt für den Arbeitgeber erhebliche Erleichterungen sowie Kosteneinsparung mit sich. So können durch Zeiterfassung Insbesondere Überstunden leicht erfasst und berechnet werden. Durch das am 4. Mai 2019 ergangene Urteil des EuGH ist auch der Gesetzgeber in Deutschland angehalten, eine angemessene Zeiterfassung in deutschen Unternehmen vorzuschreiben. Mit dem Urteil vom BAG (1ABR 22/21) am 13. September 2022 wurde die Pflicht zur Zeiterfassung dann auch noch einmal bestätigt.

Zeiterfassungspflicht

Die Pflicht zur Zeiterfassung ist mit separten Informationen auf einer gesonderten Seite einsehbar.

Hier geht es zur Themenseite "Zeiterfassungspflicht"

Zeitguthaben

Wenn die Ist-Stunden für einen bestimmten Zeitraum positiv von den Soll-Stunden abweichen (es also positive Salden gibt), wurde ein Zeitguthaben aufgebaut. Dies kann aufgrund der Leistung von Überstunden oder im Rahmen eines flexiblen Arbeitszeitmodells geschehen.

Zeitlohn

Pro Stunde, pro Tag, pro Woche, pro Monat – beim Zeitlohn ist nur die geleistete Arbeitszeit relevant. Beim der Abrechnung auf Stundenbasis spricht man deshalb auch vom Stundenlohn. Beim Zeitlohn steht nicht die Qualität der Arbeit im Fokus, d. h. sie wirkt sich nicht auf die Höhe des Lohns aus. Allerdings wird eine unterdurchschnittliche Arbeitsqualität negative Auswirkungen auf eine erneute oder andauernde Beschäftigung des Arbeitnehmers haben.

Zeitmanagement

Zeitmanagement in der Arbeitszeiterfassung spielt eine entscheidende Rolle für effizientes Arbeiten und die Produktivität in Unternehmen. Es bezieht sich auf die Fähigkeit, die Arbeitszeit effektiv zu nutzen, um Aufgaben zu erledigen, Fristen einzuhalten und die Arbeitsbelastung optimal zu verteilen.

Moderne Arbeitszeiterfassungssysteme bieten Unternehmen die Möglichkeit, die Zeit, die Mitarbeiter für verschiedene Projekte aufwenden, genau zu verfolgen. Diese Systeme umfassen oft digitale Tools oder Software, die es ermöglichen, Arbeitsstunden präzise zu dokumentieren und zu analysieren.

Ein effektives Zeitmanagement in der Arbeitszeiterfassung beinhaltet die Priorisierung von Aufgaben, die Festlegung realistischer Zeitpläne und die Vermeidung von Ablenkungen während der Arbeitszeit. Mitarbeiter sollten in der Lage sein, ihre Zeit so zu strukturieren, dass wichtige Aufgaben zuerst erledigt werden und genügend Zeit für die Bewältigung unvorhergesehener Aufgaben bleibt.

Arbeitszeiterfassungssysteme bieten Unternehmen auch die Möglichkeit, die Auslastung der Mitarbeiter zu analysieren und Engpässe oder Überlastungen zu identifizieren. Dies ermöglicht es Managern, Ressourcen effizient zuzuweisen und Arbeitsprozesse gegebenenfalls anzupassen, um eine bessere Work-Life-Balance zu fördern und Burnout zu vermeiden.

Effektives Zeitmanagement in der Arbeitszeiterfassung trägt dazu bei, die Arbeitsabläufe zu optimieren, die Produktivität zu steigern und letztendlich den Erfolg eines Unternehmens zu unterstützen. Es ist eine wichtige Fähigkeit, die Mitarbeiter entwickeln sollten, um ihre Leistungsfähigkeit zu maximieren und ihre beruflichen Ziele zu erreichen.

Zeitmodelle

Zeitmodelle (oder Arbeitszeitmodelle) gibt es viele. Jeder Arbeitgeber muss abwägen, ausprobieren oder schlicht und einfach den Anforderungen des Marktes entsprechend das Zeitmodell auswählen, mit dem beiden Seiten leben können. Neben der individuellen Arbeitszeitlösung existieren folgende weitverbreitete Zeitmodelle:

Arbeitszeitkonto
Gleitzeit
Teilzeit
Versetzte Arbeitszeiten
Jahresarbeitszeit
Funktionszeit
Vertrauensarbeitszeit
Schichtarbeit
Homeoffice
Rufbereitschaft
Zeitwertkonten
Sabbatical

Zeitsaldenliste

Die Zeitsaldenliste gibt einen Überblick über sämtliche Buchungen und deren Bewertung für einen vollen Monat. Hier kann der Arbeitnehmer überprüfen und nachvollziehen, wann er beispielsweise morgens mit der Arbeit begonnen hat, wie spät und wie lang seine Mittagspause und seine Kaffeepause waren und wie spät er seine Arbeitsstelle verlassen hat bzw. zu Hause die Arbeit eingestellt hat. Entsprechend den jeweiligen Tages- und Wochenzeitmodellen ist ersichtlich, wie die Differenz zwischen Soll- und Ist-Zeit ist.

Zeitschuld

Weichen die Ist-Stunden für einen bestimmten Zeitraum negativ von den Soll-Stunden ab (es gibt also negative Salden), liegt eine Zeitschuld vor. Diese Minusstunden können beispielsweise angeordnet worden sein oder aber auch auf der fehlenden bzw. falschen Eingabe von Krankheitszeiten oder Feiertagen beruhen.

Zeitkonten

Bei Zeitkonten handelt es sich um die Auflistung der geleisteten Arbeit von Arbeitnehmern. Hier wird z. B. auch die Arbeitszeit, die über die vertraglich vorgeschriebene Arbeitszeit hinausgeht, gutgeschrieben. Gerade in Zeiten, in denen weniger zu tun ist, kann dies von Bedeutung sein, weil die Überstunden wieder abgebaut werden können. In Sachen Kurzarbeit gilt: Bevor Kurzarbeit beantragt werden kann, muss das Arbeitszeitguthaben abgebaut werden.

Zuschläge

In unserer Themenwelt "Zuschläge" finden Sie eine Übersicht typischer Zuschlagsarten und deren Regelung.

Erfahren Sie mehr über Zuschläge

Zutrittskontrolle

Eine Zutrittskontrolle regelt nach festgelegten Kriterien welche Zugangsberechtigungen berechtigte Personen zu freigegeben Bereichen haben. Alles Wissenswerte zu diesem Thema finden Sie unter nachfolgendem Link:

Weiter zur Themenwelt "Zutrittskontrolle"

Hotline

Wir stehen Ihnen persönlich Mo.-Do. von 09:00 bis 16:30 Uhr und freitags von 09:00 bis 15:00 Uhr zur Verfügung.

0491 6008-460

Angebotsformular

Füllen Sie das Angebotsformular aus. Wir melden uns gern bei Ihnen mit einem entsprechenden Angebot für unsere Zeiterfassungslösungen.

Demosoftware

Probieren Sie die Timemaster einfach online aus. So können Sie kostenlos testen, ob die Software Ihren Erwartungen entspricht und noch gezielter Fragen stellen.