Wie funktioniert Arbeitszeiterfassung?
Das hängt ganz von der Methode der Zeiterfassung ab. Bei Excel oder anderen Tabellen erfolgt die Eingabe der Zeiten und die Berechnung meist über Formeln oder mit dem Taschenrechner. Analoge Stempeluhren hinterlassen einen Zeitstempel auf einer Stempelkarte. Die Berechnung erfolgt dann manuell. Moderne Arbeitszeiterfassungssysteme sind hier schon ein paar Schritte weiter: Die Erfassung der Arbeits- und Pausenzeiten erfolgt über einen PC, ein Terminal und/ oder eine App durch jeden einzelnen Mitarbeiter. Denn jedem wurde eine individuelle Kennung zugewiesen. Die Zeitdaten werden meist in Echtzeit an den Server gesendet, wo die Zeiterfassungssoftware die Speicherung und Berechnung der Daten übernimmt. Berechtigte Mitarbeiter kontrollieren und korrigieren die Daten bei Bedarf. Aufgrund der bereits im Vorfeld in den Stammdaten hinterlegten vertraglich und betrieblich vereinbarten Arbeitszeiten, können nun Minusstunden, Überstunden, Zuschläge oder Monatssalden ermittelt werden. Verschiedene Auswertungen geben einen Überblick über alle oder bestimmte Mitarbeitergruppen. Andere Übersichten listen alle gebuchten Zeiten und deren Bewertung detailliert auf – wie z.B. die monatliche Zeitsaldenliste pro Mitarbeiter.
Welche Arten der Zeiterfassung gibt es?
Abgesehen von „antiquierten“ Lösungen wie Stempeluhr und handschriftliche Aufzeichnungen bieten moderne Arbeitszeiterfassungssysteme mehrere Möglichkeiten: Auf der einen Seite gibt es festinstallierte Terminals, die z. B. an Ein- und Ausgängen stehen und wo Arbeitnehmer (kontaktlos) ihr Kommen oder Gehen verbuchen. Auf der anderen Seite ermöglichen webbasierte Systeme die Eingabe an jedem PC (im Büro oder auch im Home Office). Zusätzlich ist dann auch die völlig mobile Erfassung von Arbeitszeiten per App möglich.
Wie können Zeitbuchungen vorgenommen werden?
Es können Buchungen berührungslos und verschleißfrei über RFID-Transponder vom Typ EM4102 am plus6 Erfassungsterminal vorgenommen werden. Das plus7 Erfassungsterminal bietet neben dem RFID-Transponder vom Typ EM4102 auch die Möglichkeit, NFC-Transponder wie z.B. MiFare Classic zu lesen. Zusätzlich sind Zeitbuchungen am PC mit dem optionalen Mitarbeiter-WEB-Modul oder über ein Smartphone (Android und iOS) mit dem optionalen App-Modul möglich.
Welche Vor- und Nachteile hat die Zeiterfassung mit Terminal?
Ob sich ein Buchungsterminal eignet, hängt ganz und gar von den individuellen Gegebenheiten und Wünschen ab. So ist es beispielsweise ab einer gewissen Mitarbeiteranzahl und ausschließlicher Anwesenheit der Arbeitnehmer vor Ort einfacher, schneller und günstiger, ein stationäres Terminal zu nutzen. Besonders bei Produktionsbetrieben und Handwerksfirmen haben sich Zeiterfassungsterminals als sehr geeignet bewiesen. Am Ein- bzw. Ausgang können dann alle Arbeitnehmer ihre Arbeitszeiten durch Zeitbuchungen per Transponder oder Karte eingegeben und ihre Arbeitszeitdatendaten abrufen. Weiterer Vorteil: Man erspart sich Installation, Administration und Kosten für standortunabhängige Lösungen via PC und Smartphone.
Wozu benötigt man bei der Zeiterfassung einen Transponder?
Neben der Nutzung eines Fingerprint-Sensors, der jedoch eine Reihe von Nachteilen hat, stellt der Transponder den einfachsten Weg der Mitarbeiter-Identifikation am Zeiterfassungs-Terminal dar. Transponder gibt es z. B. als Schlüsselanhänger, Checkkarte oder Armband. Durch den verbauten RFID-Chip und eine kleine Antenne nimmt er in unmittelbarer Nähe Kontakt zum Terminal auf und sendet Daten. Im Terminal wird dann die übertragene Ausweisnummer eindeutig dem Mitarbeiter zugeordnet – und dieser gilt als sicher identifiziert.
Wie funktionieren Fingerprint-Sensoren bei der Arbeitszeiterfassung?
Touchpads für Fingerabdrücke können anstelle von anderen Technologien, wie z.B. Zeitbuchung mit Transpondern bzw. Token oder PIN-Eingabe, zur persönlichen Identifikation der Arbeitnehmer eingesetzt werden. Es gibt jedoch eine Reihe von Nachteilen, über die man sich im Klaren sollte: Insbesondere im Vergleich zur kontaktlosen Identifikation mit einem Token bestehen hygienische Bedenken, weil Fingerprint-Sensoren nur durch Auflegen des Fingers funktionieren. Darüber hinaus gibt es Bedenken beim Thema Persönlichkeitsschutz, Probleme bei der Sicherheit im Hinblick auf kopierte Fingerabdrücke und Fehler beim Erkennen von Fingerabdrücken mit Verschmutzung oder Abnutzung der Haut.
Was ist eine webbasierte Zeiterfassung?
Immer häufiger nutzen Unternehmen für die Zeiterfassung Systeme, die web- oder browserbasiert sind. Das bedeutet, dass man für die Eingabe der Arbeitszeiten nicht mehr einen bestimmten PC mit eigens darauf installierter Software benötigt, sondern dies über eine sichere Verbindung zum Unternehmensserver, die sich über jeden Rechner herstellen lässt, erledigt. Auf diese Weise ist auch die mobile Eingabe über eine entsprechende App auf dem Smartphone möglich. Denn die eigentliche Zeiterfassungssoftware wird auf einem webfähigen Server installiert, auf den alle Beteiligten zugreifen, und nicht mehr auf den einzelnen PCs. Der Aufruf und die Bearbeitung der Daten in der Software erfolgt über einen gängigen Browser wie Firefox, Edge oder Safari.
Was leistet eine Zeiterfassung ohne Cloud?
Eine Erfassung der Arbeitszeit (ob mit oder ohne Cloud) ist grundsätzlich eine gute Sache für Arbeitgeber und Arbeitnehmer. Der Unterschied zeigt sich jedoch gerade in Zeiten, wenn zunehmend zu Hause oder an wechselnden Arbeitsorten oder -plätzen gearbeitet wird. Rechnerbasierte Zeiterfassungssysteme sind hier klar im Nachteil, weil sie logischerweise nicht die Flexibilität bieten, auf ein anderes Büro oder einen anderen Computer umzusteigen – oder gar ohne klassischen Computer seine Arbeitszeit einzugeben. Cloud- oder webbasierte Zeiterfassung ist hier von Ort und Zeit unabhängig.
Wie funktioniert Zeiterfassung auf Dienstreisen?
Bei der Nutzung eines modernen, digitalen Zeiterfassungssystems ist die Eingabe von Daten in der Regel kein Problem. Denn beim Einsatz von webbasierten Systemen haben Arbeitnehmer mit jedem beliebigen (mit dem Internet verbundenen) PC Zugriff auf ihr Zeitkonto und können ihre Arbeitszeit eingeben. Noch besser: Mit einer passenden App erfolgt die Arbeitszeiterfassung via Smartphone – immer und überall.
Welche Vorteile hat die Zeiterfassung mit App?
Gegenüber der Eingabe an jedem x-beliebigen PC, erlaubt die Nutzung einer App für Smartphones eine noch flexiblere Eingabe von Arbeitszeiten. Denn es spielt in der Tat keine Rolle mehr, wo sich Arbeitnehmer auf Dienstreise oder Montage befinden – eine Eingabe ist praktisch immer möglich. Bei bestehender mobiler Netzverbindung werden die Daten unmittelbar an der Zeiterfassungsserver in der Cloud oder im Unternehmen gesendet. Sie sind also stets aktuell. Bei fehlender Verbindung zum Mobilfunknetz werden die Arbeitszeitdaten im Smartphone gespeichert und zu einem späteren Zeitpunkt bei Netzverbindung gesendet. So entstehen keine Lücken aufgrund fehlender Daten, die manuell nachgetragen werden müssen. Zudem können durch den Smartphonebesitzer, sprich Arbeitnehmer, verschiedene Daten zur Arbeitszeit wie Monatssaldo, Urlaubsübersicht oder letzte Buchungsdaten abgerufen werden. Die wesentlichen Vorteile bestehen also nicht nur in der Flexibilität und Mobilität der Zeiterfassung per App, sondern ebenso in puncto Transparenz und Aktualität der Technologie und Daten.
Ist eine Erfassung von Außenstellen möglich?
Da die Terminals plus6 und plus7 über LAN bzw. VPN angeschlossen werden, können so die entfernten Standorte erfasst werden. In diesem Zusammenhang würde man an einem Standort die Software verwalten und die Buchungen aus den anderen Standorten via VPN-Tunnel übertragen. Sollte zwischenzeitlich keine VPN-Verbindung bestehen, so werden bis zu 100.000 Buchungen offline in den Terminals gespeichert und im Anschluss, bei wieder bestehender VPN-Verbindung, zum Server übertragen.
Bei dem Terminal plus7 besteht darüber hinaus die Möglichkeit auch ohne VPN-Verbindung auszukommen. Dieses ist der Fall, wenn der PC bzw. Server mit der Timemaster Software auch über das Internet erreichbar ist (z.B. bei einem Cloudserver). In der Außenstelle ist dann lediglich ein Windows-PC sowie eine Internetverbindung erforderlich. Die Daten werden dann direkt über eine HTTP- bzw. HTTPS-Verbindung übertragen.
Beim Terminal plus6 ist optional auch eine Auswertung per USB-Stick möglich. Diese Lösung empfiehlt sich immer dann, wenn es weder LAN bzw. VPN noch eine Erreichbarkeit über das Internet gibt.
Wie unterscheiden sich Zeiterfassung und Zutrittskontrolle?
Beide Technologien haben (wie der Name schon vermuten lässt) unterschiedliche Schwerpunkte aber auch Synergien. Während es bei einem Zeiterfassungssystem vorrangig um die Eingabe und Verarbeitung von Arbeitszeiten geht, soll die Zutrittskontrolle sicherstellen, dass z. B. nur autorisierte Mitarbeiter Zugang zu bestimmten Bereichen/Räumen im Unternehmen haben. Es gibt jedoch auch Zeiterfassungssysteme, die auch die Nutzung einer Zutrittskontrolle über den verwendeten Token sowie die Datenverwaltung anbieten. Das reduziert mitunter den Administrationsaufwand erheblich.
