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So funktioniert Zeiterfassung

Wie funktioniert Arbeitszeiterfassung?

Das hängt ganz von der Methode der Zeiterfassung ab. Bei Excel oder anderen Tabellen erfolgt die Eingabe der Zeiten und die Berechnung meist über Formeln oder mit dem Taschenrechner. Analoge Stempeluhren hinterlassen einen Zeitstempel auf einer Stempelkarte. Die Berechnung erfolgt dann manuell. Moderne Arbeitszeiterfassungssysteme sind hier schon ein paar Schritte weiter: Die Erfassung der Arbeits- und Pausenzeiten erfolgt über einen PC, ein Terminal und/ oder eine App durch jeden einzelnen Mitarbeiter. Denn jedem wurde eine individuelle Kennung zugewiesen. Die Zeitdaten werden meist in Echtzeit an den Server gesendet, wo die Zeiterfassungssoftware die Speicherung und Berechnung der Daten übernimmt. Berechtigte Mitarbeiter kontrollieren und korrigieren die Daten bei Bedarf. Aufgrund der bereits im Vorfeld in den Stammdaten hinterlegten vertraglich und betrieblich vereinbarten Arbeitszeiten, können nun Minusstunden, Überstunden, Zuschläge oder Monatssalden ermittelt werden. Verschiedene Auswertungen geben einen Überblick über alle oder bestimmte Mitarbeitergruppen. Andere Übersichten listen alle gebuchten Zeiten und deren Bewertung detailliert auf – wie z.B. die monatliche Zeitsaldenliste pro Mitarbeiter.

Welche Arten der Zeiterfassung gibt es?

Abgesehen von „antiquierten“ Lösungen wie Stempeluhr und handschriftliche Aufzeichnungen bieten moderne Arbeitszeiterfassungssysteme mehrere Möglichkeiten: Auf der einen Seite gibt es festinstallierte Terminals, die z. B. an Ein- und Ausgängen stehen und wo Arbeitnehmer (kontaktlos) ihr Kommen oder Gehen verbuchen. Auf der anderen Seite ermöglichen webbasierte Systeme die Eingabe an jedem PC (im Büro oder auch im Home Office). Zusätzlich ist dann auch die völlig mobile Erfassung von Arbeitszeiten per App möglich.

Wie können Zeitbuchungen vorgenommen werden?

Es können Buchungen berührungslos und verschleißfrei über RFID-Transponder vom Typ EM4102 am plus6 Erfassungsterminal vorgenommen werden. Das plus7 Erfassungsterminal bietet neben dem RFID-Transponder vom Typ EM4102 auch die Möglichkeit, NFC-Transponder wie z.B. MiFare Classic zu lesen. Zusätzlich sind Zeitbuchungen am PC mit dem optionalen Mitarbeiter-WEB-Modul oder über ein Smartphone (Android und iOS) mit dem optionalen App-Modul möglich.

Welche Vor- und Nachteile hat die Zeiterfassung mit Terminal?

Ob sich ein Buchungsterminal eignet, hängt ganz und gar von den individuellen Gegebenheiten und Wünschen ab. So ist es beispielsweise ab einer gewissen Mitarbeiteranzahl und ausschließlicher Anwesenheit der Arbeitnehmer vor Ort einfacher, schneller und günstiger, ein stationäres Terminal zu nutzen. Besonders bei Produktionsbetrieben und Handwerksfirmen haben sich Zeiterfassungsterminals als sehr geeignet bewiesen. Am Ein- bzw. Ausgang können dann alle Arbeitnehmer ihre Arbeitszeiten durch Zeitbuchungen per Transponder oder Karte eingegeben und ihre Arbeitszeitdatendaten abrufen. Weiterer Vorteil: Man erspart sich Installation, Administration und Kosten für standortunabhängige Lösungen via PC und Smartphone.

Wozu benötigt man bei der Zeiterfassung einen Transponder?

Neben der Nutzung eines Fingerprint-Sensors, der jedoch eine Reihe von Nachteilen hat, stellt der Transponder den einfachsten Weg der Mitarbeiter-Identifikation am Zeiterfassungs-Terminal dar. Transponder gibt es z. B. als Schlüsselanhänger, Checkkarte oder Armband. Durch den verbauten RFID-Chip und eine kleine Antenne nimmt er in unmittelbarer Nähe Kontakt zum Terminal auf und sendet Daten. Im Terminal wird dann die übertragene Ausweisnummer eindeutig dem Mitarbeiter zugeordnet – und dieser gilt als sicher identifiziert.

Wie funktionieren Fingerprint-Sensoren bei der Arbeitszeiterfassung?

Touchpads für Fingerabdrücke können anstelle von anderen Technologien, wie z.B. Zeitbuchung mit Transpondern bzw. Token oder PIN-Eingabe, zur persönlichen Identifikation der Arbeitnehmer eingesetzt werden. Es gibt jedoch eine Reihe von Nachteilen, über die man sich im Klaren sollte: Insbesondere im Vergleich zur kontaktlosen Identifikation mit einem Token bestehen hygienische Bedenken, weil Fingerprint-Sensoren nur durch Auflegen des Fingers funktionieren. Darüber hinaus gibt es Bedenken beim Thema Persönlichkeitsschutz, Probleme bei der Sicherheit im Hinblick auf kopierte Fingerabdrücke und Fehler beim Erkennen von Fingerabdrücken mit Verschmutzung oder Abnutzung der Haut.

Was ist eine webbasierte Zeiterfassung?

Immer häufiger nutzen Unternehmen für die Zeiterfassung Systeme, die web- oder browserbasiert sind. Das bedeutet, dass man für die Eingabe der Arbeitszeiten nicht mehr einen bestimmten PC mit eigens darauf installierter Software benötigt, sondern dies über eine sichere Verbindung zum Unternehmensserver, die sich über jeden Rechner herstellen lässt, erledigt. Auf diese Weise ist auch die mobile Eingabe über eine entsprechende App auf dem Smartphone möglich. Denn die eigentliche Zeiterfassungssoftware wird auf einem webfähigen Server installiert, auf den alle Beteiligten zugreifen, und nicht mehr auf den einzelnen PCs. Der Aufruf und die Bearbeitung der Daten in der Software erfolgt über einen gängigen Browser wie Firefox, Edge oder Safari.

Was leistet eine Zeiterfassung ohne Cloud?

Eine Erfassung der Arbeitszeit (ob mit oder ohne Cloud) ist grundsätzlich eine gute Sache für Arbeitgeber und Arbeitnehmer. Der Unterschied zeigt sich jedoch gerade in Zeiten, wenn zunehmend zu Hause oder an wechselnden Arbeitsorten oder -plätzen gearbeitet wird. Rechnerbasierte Zeiterfassungssysteme sind hier klar im Nachteil, weil sie logischerweise nicht die Flexibilität bieten, auf ein anderes Büro oder einen anderen Computer umzusteigen – oder gar ohne klassischen Computer seine Arbeitszeit einzugeben. Cloud- oder webbasierte Zeiterfassung ist hier von Ort und Zeit unabhängig.

Wie funktioniert Zeiterfassung auf Dienstreisen?

Bei der Nutzung eines modernen, digitalen Zeiterfassungssystems ist die Eingabe von Daten in der Regel kein Problem. Denn beim Einsatz von webbasierten Systemen haben Arbeitnehmer mit jedem beliebigen (mit dem Internet verbundenen) PC Zugriff auf ihr Zeitkonto und können ihre Arbeitszeit eingeben. Noch besser: Mit einer passenden App erfolgt die Arbeitszeiterfassung via Smartphone – immer und überall.

Welche Vorteile hat die Zeiterfassung mit App?

Gegenüber der Eingabe an jedem x-beliebigen PC, erlaubt die Nutzung einer App für Smartphones eine noch flexiblere Eingabe von Arbeitszeiten. Denn es spielt in der Tat keine Rolle mehr, wo sich Arbeitnehmer auf Dienstreise oder Montage befinden – eine Eingabe ist praktisch immer möglich. Bei bestehender mobiler Netzverbindung werden die Daten unmittelbar an der Zeiterfassungsserver in der Cloud oder im Unternehmen gesendet. Sie sind also stets aktuell. Bei fehlender Verbindung zum Mobilfunknetz werden die Arbeitszeitdaten im Smartphone gespeichert und zu einem späteren Zeitpunkt bei Netzverbindung gesendet. So entstehen keine Lücken aufgrund fehlender Daten, die manuell nachgetragen werden müssen. Zudem können durch den Smartphonebesitzer, sprich Arbeitnehmer, verschiedene Daten zur Arbeitszeit wie Monatssaldo, Urlaubsübersicht oder letzte Buchungsdaten abgerufen werden. Die wesentlichen Vorteile bestehen also nicht nur in der Flexibilität und Mobilität der Zeiterfassung per App, sondern ebenso in puncto Transparenz und Aktualität der Technologie und Daten.

Ist eine Erfassung von Außenstellen möglich?

Da die Terminals plus6 und plus7 über LAN bzw. VPN angeschlossen werden, können so die entfernten Standorte erfasst werden. In diesem Zusammenhang würde man an einem Standort die Software verwalten und die Buchungen aus den anderen Standorten via VPN-Tunnel übertragen. Sollte zwischenzeitlich keine VPN-Verbindung bestehen, so werden bis zu 100.000 Buchungen offline in den Terminals gespeichert und im Anschluss, bei wieder bestehender VPN-Verbindung, zum Server übertragen.

Bei dem Terminal plus7 besteht darüber hinaus die Möglichkeit auch ohne VPN-Verbindung auszukommen. Dieses ist der Fall, wenn der PC bzw. Server mit der Timemaster Software auch über das Internet erreichbar ist (z.B. bei einem Cloudserver). In der Außenstelle ist dann lediglich ein Windows-PC sowie eine Internetverbindung erforderlich. Die Daten werden dann direkt über eine HTTP- bzw. HTTPS-Verbindung übertragen.

Beim Terminal plus6 ist optional auch eine Auswertung per USB-Stick möglich. Diese Lösung empfiehlt sich immer dann, wenn es weder LAN bzw. VPN noch eine Erreichbarkeit über das Internet gibt.

Wie unterscheiden sich Zeiterfassung und Zutrittskontrolle?

Beide Technologien haben (wie der Name schon vermuten lässt) unterschiedliche Schwerpunkte aber auch Synergien. Während es bei einem Zeiterfassungssystem vorrangig um die Eingabe und Verarbeitung von Arbeitszeiten geht, soll die Zutrittskontrolle sicherstellen, dass z. B. nur autorisierte Mitarbeiter Zugang zu bestimmten Bereichen/Räumen im Unternehmen haben. Es gibt jedoch auch Zeiterfassungssysteme, die auch die Nutzung einer Zutrittskontrolle über den verwendeten Token sowie die Datenverwaltung anbieten. Das reduziert mitunter den Administrationsaufwand erheblich.

Zeiterfassung in der Organisation

Warum sollte man eine elektronische Zeiterfassung nutzen?

Die Vorteile einer elektronischen Zeiterfassung liegen klar auf der Hand. Die Erfassung der Arbeitszeiten an sich ist nicht nur schneller und unbürokratischer, sondern erspart auch jede Menge Zeit im Nachgang. Die Arbeitszeiten sind ohne Umwege da, wo sie hingehören: beim zuständigen Mitarbeiter der Personalabteilung. Damit entfallen auch Eingabe- und Übertragungsfehler. Darüber hinaus können (auch von den Mitarbeitern) alle relevanten Daten, wie z. B. Urlaubs- oder Krankheitstage, Plus- oder Minusstunden etc. einfach und schnell eingesehen werden.

Zudem übernimmt eine elektronische Zeiterfassung die korrekte und zuverlässige Berechnung der zu bewertenden Arbeitszeit. Dabei werden alle einmal hinterlegten Parameter entsprechend der betriebs- oder Vertragsvereinbarung stets berücksichtigt - für alle Mitarbeiter nachvollziehbar und permanent verfügbar.

Was haben die Themen Zeiterfassung und Urlaubsplanung gemeinsam?

Moderne Zeiterfassungssysteme bieten in der Regel auch die Möglichkeit, den Urlaub der Arbeitnehmer im Vorfeld einzutragen. Vorteil dieser nützlichen Funktion ist zum Einen ein Überblick bei der Planung von Urlaub und sonstigen Abwesenheiten. Zum Anderen werden Sollarbeitsstunden während des Urlaubs oder anderer Abwesenheiten korrekt ausgeglichen, so dass der wöchentliche oder monatliche Saldo korrekt berechnet und ausgewiesen wird.

Darüber hinaus sind somit alle An- und Abwesenheiten sowie Arbeitszeiten präzise dokumentiert, wovon sowohl Arbeitnehmer als auch Arbeitgeber profitieren. Auch zu späteren Zeitpunkten können diese Daten problemlos über Auswertungen und Protokolle nachvollzogen werden.

Was leistet Zeiterfassung bei Teilzeitarbeit?

Ebenso wie bei der Arbeit im Vollzeitmodell besteht bei einer Teilzeit-Beschäftigung die Notwendigkeit einer korrekten Erfassung der Arbeitszeiten. Nur: Anders als bei Vollzeit-Mitarbeitern variieren unter Umständen die Arbeitszeiten, was Dauer sowie Beginn und Ende der Arbeit angeht. Hier minimiert eine moderne Zeiterfassung den Aufwand, weil vertragliche Arbeitszeiten vorher ins Zeiterfassungssystem als Sollzeiten eingegeben werden können. Die Software übernimmt die mitunter komplizierte Berechnung der korrekten Arbeitszeit. Die Entgeltabrechnung ist mit einer modernen Zeiterfassungssoftware einfacher, zuverlässiger, transparenter und schneller.

Welche Rolle spielt Zeiterfassung beim Thema Kurzarbeit?

Nach Einführung von Kurzarbeit beantragt der Arbeitgeber am Ende eines Monats mit einem Leistungsantrag die Erstattung des angefallenen Kurzarbeitergeldes bei der Agentur für Arbeit. Dazu benötigt er Arbeitszeitnachweise, die die exakt geleisteten Arbeitsstunden der Arbeitnehmer dokumentieren. Darüber hinaus müssen auch Urlaubszeiten oder sonstige Fehlzeiten detailliert aufgeführt werden. Eine moderne Zeiterfassung liefert all das im Handumdrehen.

Rechtliche Aspekte rund um Zeiterfassung

Wer muss ein Zeiterfassungssystem einführen?

Ohne Wenn und Aber: jeder Arbeitgeber. Der Grund: Mit dem Urteil vom 14. Mai 2019 (C-55/18) hat der Europäische Gerichtshof (EuGH) entschieden, dass die Mitgliedstaaten Arbeitgeber dazu verpflichten müssen, ein System einzurichten, mit dem die tägliche Arbeitszeit der Mitarbeiter gemessen werden kann.

Unabhängig davon bestand auch schon vorher (seit 2015) eine Pflicht zur Zeiterfassung – und zwar bei Mitarbeitern in einem geringfügigen Beschäftigungsverhältnis, bei Unternehmen bestimmter Branchen sowie generell beim Leisten von Überstunden.

Wer darf die Daten aus der Arbeitszeiterfassung einsehen?

Sämtliche Daten der Arbeitnehmer sind durch das Bundesdatenschutzgesetz (BSDG) geschützt. Hinzu kommt, dass bei modernen Arbeitszeiterfassungssystemen nur bestimmte Personen, wie z. B. autorisierte Mitarbeiter der Personalabteilung, Zugriff auf die gespeicherten Arbeitszeiten haben. Selbstverständlich gilt auch: Für jeden einzelnen Mitarbeiter ist nur das Eingeben und Abrufen der eigenen Daten möglich.

Wer kontrolliert die Arbeitszeiterfassung?

Eine Kontrolle, ob ein Arbeitgeber die vorgegebenen Richtlinien des EuGH auch umsetzt, gibt es (noch) nicht. Die Realität zeigt aber, dass Arbeitgeber bei gerichtlichen Streitigkeiten um die Arbeitszeit ohne Zeiterfassungssystem keine Möglichkeit haben, ihren Standpunkt mit exakt erfassten Daten zu untermauern.

Wann wird die Erfassung der Arbeitszeit zur Pflicht?

Im deutschen Arbeitsrecht gibt es bereits jetzt eine Pflicht zur Arbeitszeiterfassung: Zum einen besteht im Rahmen des Mindestlohngesetzes und der seit 2015 festgelegten Lohnuntergrenze die Pflicht zur Erfassung der Arbeitszeiten von Mitarbeitern in einem geringfügigen Beschäftigungsverhältnis. Konkret hat die Zeiterfassung lückenlos und zeitnah, spätestens 7 Tage nach Erbringung der Arbeitsleistung zu erfolgen.

Zum anderen betrifft dies die Erfassung von sogenannten „Überstunden“ – hier greift § 16 des Arbeitszeitgesetzes (ArbZG). Darum: Gesetzlich ist die Erfassung der gesamten Arbeitszeit in Vollbeschäftigung (noch) nicht vorgeschrieben. Dieses Recht wird abgelöst, sobald der Bundestag das Urteil des EuGH in ein neues Gesetz verpackt und dieses verabschiedet.

Wie lange muss man die Daten aus der Zeiterfassung speichern?

Nach dem Arbeitszeitgesetz (ArbZG) genügt es bisher, die Aufzeichnungen über mehrgeleistete Arbeit (denn lediglich diese muss bisher dokumentiert werden) zwei Jahre lang aufzubewahren. Da die Zeiterfassungen aber meist auch Grundlagen der Lohnbuchhaltung sind, können sie bis zur allgemeinen buchhalterischen Aufbewahrungsfrist gespeichert werden – in der Regel sechs Jahre.

Was ist bei der Zeiterfassung zu beachten?

Arbeitgeber müssen grundsätzlich erkennen, dass eine geregelte und (wie in den meisten Verträgen) festgelegte Arbeitszeit für alle Beteiligten auf Dauer von Vorteil ist. Ob diese händisch auf ein Blatt, in Excel-Tabellen oder automatisch per moderner App oder via ein System auf dem PC erfolgt, ist eigentlich nebensächlich. Dies kann weiterhin jeder Unternehmer selbst entscheiden. Sofern ein Betriebsrat im Unternehmen installiert ist, muss dieser zum Thema Arbeitszeiterfassung konsultiert werden.

Mitunter sind datenschutzrechtliche Belange zur Speicherung und Verarbeitung der erfassten Personaldaten und Arbeitszeiten zu beachten. Beratung dazu erteilen in der Regel die Datenschutzbeauftragten.

Zudem wird empfohlen, den Mitarbeitern die Funktion des Systems sowie die Berechnung der Arbeitszeit konkret zu erklären. Damit kann Skepsis gegenüber dem Zeiterfassungssystem und falschen Interpretationen der Daten entgegengewirkt werden.

Was darf der Arbeitgeber beim Thema Zeiterfassung?

Die Frage müsste eigentlich eher lauten: Was muss der Arbeitnehmer bei der Zeiterfassung (beachten)? Denn nach dem Grundsatzurteil des EuGH vom 14.05.2019 sind die Mitgliedstaaten aufgerufen worden dafür zu sorgen, dass Arbeitgeber die Arbeitszeit ihrer Mitarbeiter aufzeichnen. Hinzu kommt: Grundsätzlich ist der Arbeitgeber gegenüber dem Arbeitnehmer weisungsbefugt und kann verlangen, dass er Anfang und Ende der Arbeitszeit aufzeichnet – inklusive Unterbrechungen.

Was muss bei der Arbeitszeit erfasst werden?

Ein System für die Zeiterfassung muss grundsätzlich die gesamte Arbeitszeit des Arbeitnehmers registrieren. Das bedeutet, dass nicht nur Arbeitsbeginn und -ende (z. B. morgens und nachmittags) erfasst wird, sondern auch vorgeschriebene bzw. freiwillige Unterbrechungen (beispielsweise Mittagspause, Kaffeepause, Raucherpause, etc.). Diese Daten müssen gespeichert und entsprechend der Datenschutzrichtlinien sicher aufbewahrt werden.

Welche Anforderungen gibt es bei der Zeiterfassung?

Abgesehen von der bisherigen Pflicht zur Aufzeichnung von Mehrarbeit und Aufzeichnung der Arbeitszeit bei geringfügiger Beschäftigung nach dem Mindestlohngesetz, das seit 2014 gültig ist, gibt es mehrere Anforderungen, die ein modernes Zeiterfassungssystem erfüllen sollte. Die Eingabe der Arbeitszeit sollte nicht nur einfach, schnell und mobil erfolgen, sondern die Daten sollte auch direkt und live verarbeitet werden.

Wie verhält es sich mit dem Datenschutz bei der Zeiterfassung?

Die erfassten Arbeitszeitdaten dürfen nach der Arbeitszeitverordnung (ArbZVO) § 12 Abs. 7 nur für die Überprüfung der Einhaltung der Arbeitszeit sowie für besoldungsrechtliche Zwecke verwendet werden und sind spätestens nach zwei Jahren zu löschen. Allgemein wird davon ausgegangen, dass es grundsätzlich ausreichend ist, Vorgesetzten eine Monatsübersicht mit den geleisteten Ist/Soll-Stunden zur Verfügung zu stellen.

FAQ zur Timemaster Software

Was ist bei der SQL-Server Installation zu beachten?

Für das Timemaster WEB System sind die SQL Server 2014,2016 sowie 2017 in den Varianten Express/Standard/Enterprise verwendbar. Die notwendigen Schritte zur Installation sind in der Anleitung sowie in unserem Youtube-Video erläutert.

Welche Mindestvoraussetzungen benötigt Timemaster?

Hardwarevoraussetzungen:

  • Freier Festplattenspeicher
    Minimal: 10 GB
    Empfohlen: 50 GB

  • Arbeitsspeicher
    Minimal: 3 GB
    Empfohlen: 6 GB

  • Prozessor
    Minimal: Dual Core, 2 GHz
    Empfohlen: Quad Core, 2,4 GHz

  • Netzwerkanbindung
    Minimal: 10 MBit
    Empfohlen: 100 MBit

Softwarevoraussetzungen:

Server

  • 64-Bit Betriebssystem
    Empfohlen:
    Windows Server 2012, 2012 R2, 2016 oder 2019
    Bedingt geeignet (z.B. Plus6 Terminal und max. 1 User):
    Windows 8.1 und 10 jeweils in den Varianten Ultimate, Professional oder Enterprise

  • Datenbankserver
    Microsoft SQL Server 2012, 2014, 2016, 2017, 2019
    Microsoft SQL Server 2012 Express, 2014 Express, 2016 Express, 2017 Express, 2019 Express

Client

  • Browser
    Aktueller Firefox (Mobil und Desktop)
    Aktueller Chrome (Mobil und Desktop)
    Microsoft Edge (Desktop)
    Microsoft Internet Explorer (IE), wird nicht mehr unterstützt

  • Browserauflösungen
    Mindestens 1024x768
    Empfohlen 1280x1024 oder 1920x1080

Welche Kenntnisse sind zur Installation erforderlich?

Das Setup von Timemaster ist grundsätzlich so einfach wie möglich gehalten. Da jedoch ein Microsoft SQL-Server benötigt wird und die Einrichtung des Microsoft Internet Information Services (IIS) erforderlich ist, empfehlen wir die Installation von einem internen Mitarbeiter mit Administratorkenntnissen oder einem externen IT-Berater durchführen zu lassen.

Auf unserer Webseite finden Sie zudem eine Übersicht mit lokalen Fachhandelspartnern, die eine Installation des Systems als Dienstleistung anbieten.

Ist eine Datenübernahme aus der bisherigen ELV Zeiterfassung Software möglich?

Wenn bereits ein Timemaster Windows System vorhanden ist, können einige Daten in die neue Timemaster Anwendung importiert werden.

  • Personalstammdaten
  • Zeitbuchungen aus dem letzten Monat
  • Tages- und Wochenzeitmodelle
  • Zeitkonto

Ist eine Schulung erforderlich?

Aufgrund der ausgereiften, sehr gut strukturierten und übersichtlichen Software sind Schulungen in der Regel nicht erforderlich. Zusätzlich wird das System mit einer übersichtlichen Kurzanleitung geliefert, sowie dem Gesamthandbuch als PDF-Datei. Ebenso steht zu jedem Menüpunkt eine Onlinehilfe zur Verfügung. Außerdem bietet ELV eine sehr gut erreichbare und qualifizierte telefonische Hotlineunterstützung. Schulungen wurden daher vor einigen Jahren aufgrund zu geringer Nachfrage eingestellt.

Sollten Sie dennoch den Wunsch für eine Schulung oder Beratung vor Ort haben, so wäre ein Fachhändler in Ihrer Nähe zu kontaktieren. Eine aktuelle Liste unserer Vertriebspartner finden Sie hier.

Wie erhalte ich Updates?

Zu unseren Lösungen bieten wir einen Servicevertrag an. Dieser deckt neben dem telefonischen Support auch die Bereitstellung von Updates für Soft- und Hardware sowie einem Ersatzgeräte-Service ab.

Sofern kein Servicevertrag erwünscht ist, können einzelne Updates auch kostenpflichtig erworben werden. Hierzu kontaktieren Sie bitte unser Support-Team

Wie kann das System erweitert werden?

Durch den Erwerb einer Erweiterungslizenz kann die Anzahl der Mitarbeiter im System in 10er Schritten erweitert werden.
Optional können auch alle anderen Software-Module zum System hinzugebucht werden.

  • Erweiterungslizenz
  • Sachbearbeiter-Modul
  • Mitarbeiter-Web-Modul
  • Gruppen-Modul
  • Zuschläge-Modul
  • Auswertungen-Plus-Modul
  • Chef-Modul
  • App-Modul
  • Lohnexport-Modul
  • Terminal Pro-Modul

Können unterschiedliche Zuschläge im System definiert werden?

Mit dem Zuschläge-Modul können individuelle Zuschläge für die Mitarbeiter festgelegt werden, die z.B. Mehrarbeit leisten, über Nacht oder an Sonn- und Feiertagen arbeiten. Derzeit können jedoch nur einheitliche Zuschläge für alle Mitarbeiter genutzt werden. Separate Einstellungen z.B. für verschiedene Abteilungen folgen zu einem späteren Zeitpunkt.

Wie kann die Berücksichtigung von Kurzarbeit oder Ausfall wegen Quarantäne erfolgen?

In der Zeiterfassung Timemaster WEB können Ausfallzeiten für Kurzarbeit oder Quarantäne als Abwesenheit hinterlegt werden und für einen automatischen Ausgleich bei Mitarbeitern hinterlegt werden. Für Kurzarbeit gibt es dafür bereits einen vordefinierten Abwesenheitsgrund, der in der Zeiterfassung übernommen sein muss. 

Unter folgendem Link finden Sie eine Beschreibung zur Einrichtung und Handhabung von Kurzarbeit in Timemaster WEB:
Anleitung zu Kurzarbeit

Wie können Ruhepausen gemäß $4 Arbeitszeitgesetz eingestellt werden?

Das Arbeitszeitgesetz gibt Regelungen zu Pausenzeiten vor, an die man sich halten muss. Unter folgendem Link finden Sie eine Beschreibung zur Einrichtung der korrekten Pausenregelung in Timemaster WEB:
Anleitung zu Ruhepausen gemäß $4 Arbeitszeitgesetz

Wie erfolgt eine Datensicherung?

Alle Daten von Timemaster werden in einer dafür vorgesehenen Datenbank in einem Microsoft SQL Server abgelegt. Die Einrichtung und Verwaltung (u. a. auch die Datensicherung) ist durch Timemaster nicht abgedeckt und sollte daher von einem internen Mitarbeiter mit Administratorkenntnissen oder einem externen IT-Berater durchgeführt werden. Dabei kann Ihnen einer unserer geschulten Fachhandelspartner mit der Installation und/oder regelmäßigen Wartung des Systems weiterhelfen.

Auf Basis von Microsoft SQL Server 2014 Express wurde durch uns eine Beispielanleitung erstellt.
Ein passendes Video finden Sie in unseren Video-Tutorials.

Was bedeutet die Meldung "Fehler! Die Web-API ist aktuell nicht erreichbar. Bitte überprüfen Sie den Timemaster-Server." ?

Vermutlich ist die URL für Front- und Backend falsch eingetragen (z.B. localhost). Im Timemaster Configuration Manager muss genau die URL eingetragen sein, mit der auch vom Client auf das Frontend zugegriffen wird. Bei Unklarheiten kontaktieren Sie bitte Ihren IT-Betreuer.

Nach einem Update wird die Meldung "Aktion nicht ausführbar" in der Benutzeroberfläche angezeigt. Was bedeutet das?

In diesem Fall scheint der verwendete Webbrowser einige Inhalte der Timemaster Benutzeroberfläche im Zwischenspeicher (Cache) abgelegt zu haben. Für einen schnelleren Zugriff versucht der Browser die im Cache gespeicherten Daten aufzurufen, die aber nicht mehr zur aktuellen Timemaster Benutzeroberfläche passen. Wir haben für Sie eine Beispielanleitung zusammengestellt, die das Leeren des Cache für die aktuell gängigsten Webbrowser zeigt. 

Wie lässt sich ein Fernzugriff über das Internet auf Timemaster WEB realisieren?

Wenn Sie Ihr Timemaster Web System nicht auf einem eigenen Cloud-Server, sondern auf einem lokalen Server innerhalb der Firma installiert haben, gibt es einige Dinge für den Fernzugriff aus dem Internet zu beachten. Hierzu haben wir Ihnen exemplarisch ein Diagramm mit dem relevanten Punkten erstellt. Die entsprechende Umsetzung müsste jedoch durch Ihren IT-Betreuer erfolgen.

FAQ zur Timemaster Hardware

Welche Erfassungsterminals sind zu Timemaster kompatibel?

In Verbindung mit Timemaster kann das plus6 Erfassungsterminal oder das plus7 Erfassungsterminal verwendet werden. Ältere Geräte wie Plus4 oder Plus5 können aufgrund der seriellen Anschlusstechnik und fehlender SQL-Datenbank leider nicht genutzt werden. 

Welche Displaytechnologie wird in den Erfassungsterminals verwendet?

Das plus7 Terminal verwendet ein kapazitives Display. Beim plus6 Terminal wird hingegen ein resistives Display verwendet, somit ist eine Bedienung auch mit Handschuhen (z.B. in Werkstätten) möglich.

Welche Transponder-Typen können im System verwendet werden?

Die plus6 Erfassungsterminals können RFID-Transponder vom Typen "EM4102-Chip / 125 KHz" erfassen.
Die plus7 Erfassungsterminals können RFID-Transponder vom Typen "EM4102-Chip / 125 KHz" sowie NFC-Transponder wie z.B. "MiFare Classic, 13,56MHz" erfassen. 

Link: RFID-Transponder als Schlüsselanhänger

Sofern Sie bereits ein TimeMaster Plus4, Plus5 oder Plus6 Terminal verwenden, können die vorhandenen Transponder weiterhin genutzt werden.

Tipp: Die MiFare Classic (13,56MHz) Transponder werden vielfach in Zutrittssteuerungen verwendet. Somit könnte ein Transponder ganz universell für die Zutrittssteuerung sowie die Zeiterfassung am Timemaster Terminal plus7 verwendet werden.

Wir verwenden bereits eine Zutrittssteuerung. Ist der vorhandene Transponder kompatibel zu Timemaster?

In Zutrittssteuerungen werden sehr häufig MiFare Classic (13,56MHz) Transponder verwendet. Diese Transponder sind kompatibel zu unserem Timemaster Erfassungsterminal plus7. Der MiFare Classic (13,56MHz) Transponder kann somit universell zur Zutrittssteuerung und auch zur Zeiterfassung verwendet werden.

Wenn Sie bereits eine Lösung des Anbieters SimonsVoss im Einsatz haben, beachten Sie bitte den nachfolgenden FAQ-Eintrag.
Hierfür gibt es einen anderen Lösungsweg, um eine Kompatibilität herzustellen.  

Können mit vorhandenen Transpondern des Schließsystems von SimonsVoss auch Zeitbuchungen in Timemaster durchgeführt werden?

Da es sich bei den Transpondern zu den digitalen Schließsystemen von SimonsVoss um Aktiv-Transponder handelt, sind diese zur Erfassung an den Timemaster Terminals nicht geeignet. Die Transponder lassen sich jedoch mit dem erforderlichen Transponder (EM4102-Chip, 125 KHz) ausstatten, so dass der Schlüsselanhänger sowohl für die Schließzylinder von SimonsVoss als auch für die Timemaster Zeiterfassung eingesetzt werden kann.

Auf Wunsch liefern wir gerne die passenden Transponder. Eine Nachrüstung der Transponder von SimonsVoss kann ohne weiteres selbst vorgenommen werden, hierbei wird der "Folientransponder" einfach in das Gehäuse des SimonsVoss-Transponder gelegt (siehe nachfolgende Abbildungen).

Kann die Menü-Ebene der Terminals mit einer PIN gesichert werden?

Aus Sicherheitsgründen können die Timemaster Terminals plus6 und plus7 mit einer PIN für die Menü-Ebene versehen werden.

Beim Terminal plus6 erfolgt die Vergabe der PIN im Timemaster System Manager unter Extras  → Einstellungen → Passwort für Systemeinstellungen. Geben Sie hier eine 4-stellige Zahlenkombination ein.

Das Terminal plus7 ist ab Werk mit der PIN "6008" versehen. Eine Änderung ist über den Timemaster Terminal Manager (TTM) unter Extras → Terminaleinstellungen → Menücode möglich. Bitte verwenden Sie auch hier zur Zahlen bei der Eingabe.

Ist eine Spannungsversorgung über PoE (Power-over-Ethernet) möglich?

Ja, die beiden Timemaster Terminals plus6 und plus7 lassen sich jeweils über PoE (Power-over-Ethernet) mit Strom versorgen.

Ist ein Anschluss der Terminals über WLAN möglich?

Die Timemaster Terminals plus6 und plus7 verfügen über kein internes WLAN-Modul. Wir bieten jedoch einen separaten WLAN-Adapter an, mit dem die Terminals per WLAN im Netzwerk angebunden werden können.

Können die Daten auch per USB-Stick ausgelesen werden?

Das Timemaster Erfassungsterminal plus6 bietet die Möglichkeit alle Daten per USB-Stick auszulesen bzw. zu aktualisieren.  Hierzu wird über das "plus6 Datenabgleich-Tool" ein autorisierter USB-Stick erstellt, mit dem die Übertragung der Daten ausgeführt werden kann. Ein nicht  autorisierter USB-Stick wird vom plus6 Terminal abgewiesen. Durch diesen Sicherheitsmechanismus ist stets ein hoher Datenschutz gewährleistet.

Timemaster Video-Tutorials

Nutzen Sie unsere hilfreichen Video-Tutorials zur Timemaster WEB Zeiterfassung

Zusätzlich bieten wir Ihnen hilfreiche Video-Tutorials zu unserem Zeiterfassungssystem an. Die Videos beinhalten nützliche Tipps & Tricks und dienen als Ergänzung zu unseren allgemeinen Installationsanleitungen und Handbüchern sowie dem FAQ-Bereich dienen.

Zu den Video-Tutorials

Hotline

Hotline zur Zeiterfassung

Wir stehen Ihnen persönlich Mo.-Do. von 09:00 bis 16:30 Uhr und freitags von 09:00 bis 15:00 Uhr zur Verfügung.

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