Der Vertrag dient als Bewertungsgrundlage für die Mitarbeiter und wird im Personalstamm zugewiesen. Ein Vertrag kann mehreren Mitarbeitern zugewiesen werden, somit könnten beispielsweise alle 40 Stunden Bürokräfte den gleichen Vertrag als Grundlage nutzen.
Die Konfiguration einer Bewertungsgrundlage erläutern wir auch in dem folgenden Video:
Sie können einen Vertrag unter “Arbeitszeitregelungen” und “Verträge” über den Button “Neuer Vertrag” erstellen.
Zunächst erfolgt die Eingabe einer fortlaufenden Speichernummer. Das System prüft jeweils nach die nächste freie Nummer und schlägt diese bereits vor.
Der Name des Vertrags sollte sinnvoll gewählt werden und dem Funktionsumfang entsprechen, beispielsweise “Vertrag 38 Stunden Woche – Kurzer Freitag”. Optional können Sie in der Beschreibung noch weitere Details zur Funktion des Vertrags angeben. Nach dem Speichern des Vertrags gelangen Sie in die detaillierten Konfigurationen.
Im Reiter “Allgemein” muss bei “Wochenzeitmodell” ein Wochenplan hinterlegt werden. In diesem Beispielfall wird der Wochenplan für eine 38 Stunden-Woche hinterlegt.
Generell sind Feiertage im Vertrag als “arbeitsfreie Tage” eingestuft. Mithilfe des zusätzlichen Parameters wird jedoch auch an Feiertagen eine Sollzeit ausgewiesen. Somit ist die Monatssollzeit am Ende des Monats höher.
Beispiel: Montage sind Arbeitstage mit einer Sollzeit von 8 Stunden.
Bewertung von Ostermontag:
Sollzeit:
Feiertage sind arbeitsfreie Tage:
Sollzeit dennoch beibehalten:
Zeitkonto am Ende des Tages:
8:00
nein
–
– 8:00
–
ja
nein
–
8:00
ja
ja
–
Im Reiter “Vereinbarte Mehrarbeit” können Sie festlegen, bis zu wie viele Überstunden am Monatsende automatisch abgezogen werden (beispielsweise aufgrund einer Regelung zur Auszahlung eines höheren Monatsgehalts). Sollte der Mitarbeiter weitere Überstunden ansammeln, so werden diese ins Zeitkonto gerechnet.
Im Reiter “Zeitkonto” können allgemeine Regelungen zur Korrektur des Zeitkontos am Monatsende getroffen werden. Das Zeitkonto kann um einen festen Wert oder auch auf einen festen Wert korrigiert werden.
Innerhalb der “Buchungskorrektur” lassen sich Anpassungen der gebuchten Zeiten der Mitarbeiter automatisiert einstellen. Hinterlegt werden kann hier beispielsweise eine Wegezeit oder auch die Rundung der Zeitbuchungen im 15 Minuten-Takt.
Stellen Sie sicher, dass Sie nach der Anpassung des Vertrags die Änderungen über die “Speichern” Schaltfläche bestätigen.
Der fertige Vertrag kann nun unter “Stammdaten” und “Personal” beim jeweiligen Mitarbeiter im Reiter “Verträge” und “Vertrag zuweisen” zugeordnet werden. Sollte der Vertrag in der Vergangenheit zugeordnet werden, so stellen Sie sicher, den Haken bei “Datumssperre aufheben” zu setzen.
Der Mitarbeiter verfügt nun über eine Bewertungsgrundlage. Zur Überprüfung können Sie sich beispielsweise die Zeitsaldenliste des Mitarbeiters unter “Auswertungen” und “Zeitsaldenliste” anzeigen lassen.
Innerhalb der Zeitsaldenliste werden Ihnen täglich die zu erfüllenden Sollzeiten sowie gebuchte Zeiten ausgewiesen.
Im Bereich der Arbeitszeitregelungen kann über den Button “Neue Arbeitszeitregelung” eine Bewertungsgrundlage erstellt werden.
Neben einer fortlaufenden Nummer wird ein Name sowie optional eine Beschreibung hinterlegt. Der Name der Regelung sollte sinnvoll gewählt werden und im Regelfall die Funktion beschreiben, z.B. “40 Stunden Woche + Zeitkonto bis 15 Stunden”.
Im Bereich “Arbeitszeitmodelltyp” wird die Bewertungsgrundlage festgelegt. Hierbei handelt es sich um einen Schichtplan oder den Wochenablauf. Der Schichtplan wird separat behandelt. Daher erfolgt in diesem Fall die Auswahl “Wochenzeitmodell”.
Das System legt standardmäßig bereits ein Tagesmodell für arbeitsfreie Tage (z.B. Wochenende) und Arbeitstage mit 8 Stunden an. Die Aufteilung wäre daher im Beispielfall schon korrekt. Über den Pfeil lassen sich die Tagespläne noch detailierter bearbeiten, z.B. für Pausenregelungen oder Buchungszeiträume.
In diesem Fall sollen Zeitbuchungen am Arbeitstag von 6:00 – 20:00 Uhr gewertet werden. Buchungen die vorher oder nachher erfolgen werden abgeschnitten. Um dies umzusetzen, wird der “Buchungszeitraum” aktiviert und 6:00 – 20:00 Uhr eingetragen.
Im Bereich der Pausen soll ein Zwangsabzug nach 6:00 Stunden von 30 Minuten sowie nach 9:00 Stunden von 45 Minuten erfolgen.
Hierfür wird im Bereich “Pausen” bei der “Arbeitstagspause” eine Aktivierung vorgenommen und zwei Abstufungen hinzugefügt.
Abschließend wird die Konfiguration des Tagesplans einmalig gespeichert.
Über den Pfeil gelangen Sie zurück in die Arbeitszeitregelung und können noch weitere Anpassungen vornehmen.
Im Bereich “Zeitkonto” erfolgt die Aktivierung und eine “Reduzierung um festen Wert” auf 15:00 Stunden.
So wird sichergestellt, dass das Zeitkonto zum Monatsende auf 15 Überstunden gedeckelt wird. Zusätzliche Stunden werden seitens des Systems abgezogen und können ausbezahlt werden.
Auch hier wird einmalig abschließend gespeichert, um die Änderungen zu übernehmen.
Mit dem Pfeil kann die aktuelle Arbeitszeitregelung verlassen werden. Es erfolgt wieder die Ansicht aller Arbeitszeitregelungen.
Neben der Regelung befindet sich ein Symbol mit einem Männchen und einem Plus. Über das Symbol können Sie die soeben erstellte Regelung schnell einem oder mehreren Mitarbeitern zuweisen, ein Datum festlegen und speichern.
Innerhalb der Zeitsaldenliste werden Ihnen täglich die zu erfüllenden Sollzeiten sowie gebuchte Zeiten ausgewiesen.
