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Mithilfe des optionalen Sachbearbeiter-Moduls lassen sich in Timemaster Logins für einzelne Sachbearbeiter erstellen. Mit zusätzlicher Verwendung des Gruppen-Moduls ist auch das Erstellen von gruppenbezogenen Logins für Abteilungsleitern oder Sachbearbeiter für einzelne Standorte möglich.
Das Erstellen eines Logins erfolgt unter “Personal” und “Login” im Untermenü “Benutzer”. Vorab sollten jedoch die erforderlichen Berechtigungen in Form einer Rolle im Untermenü “Rollen” erstellt werden.
Mit einem Klick auf den Button “Neue Rolle” kann eine neue Rolle erstellt werden.
Das Feld “Rolle basierend auf Vorlage erstellen” bietet die Möglichkeit, durch Timemaster vorab vordefinierte Rollen auszuwählen und abzuspeichern. So sparen Sie gegebenenfalls Zeit bei der Rechtevergabe in Ihrer Software.
Alternativ können Sie auch selbstständig eine neue Rolle erstellen. Hierbei sollte ein sinnvoller Name für die Rolle verwendet werden. Neben einer optionalen Funktionsbeschreibung kann auch die grundsätzliche Zugriffseinschränkung definiert werden.
Bei Anwahl von “keine Einschränkung” gilt die Rolle übergreifend für den gesamten Personalstamm. Der Benutzer kann dann beispielsweise für alle Mitarbeiter die Saldenlisten einsehen und korrigieren. Bei Anwahl von “sich selbst” können vergebene Funktionen ausschließlich auf den eigenen Mitarbeiter angewendet werden. Dies ist beispielsweise für Mitarbeiter sinnvoll, die in der Browseroberfläche buchen oder selbstständig Korrekturen vornehmen. Die Anwahl “sich selbst” ist ausschließlich anwählbar, wenn auch das Mitarbeiter-Web-Modul bezogen wurde. Der Punkt “Mitarbeiter von Gruppen” dient beispielsweise Abteilungsleitern als Grundlage. Die hinterlegten Berechtigungen sind dann ausschließlich für die Mitarbeiter der zugeordneten Gruppe anwendbar. Um die Anwahl “Mitarbeiter von Gruppen” auswählen zu können, ist zusätzlich das Gruppen-Modul erforderlich.
Der Parameter “ist spezielle Rolle” schaltet die Rolle für alle Sachbearbeiter, die Logins bearbeiten dürfen, unsichtbar. Somit kann ausschließlich der Administrator die speziellen Rollen zuordnen. Die Funktion dient zur Absicherung, damit sich ein Sachbearbeiter nicht selbstständig Administratoren-Rechte zuweisen kann.
Die grundkonfigurierte Rolle wird gespeichert und kann im Anschluss detailliert mit Klick auf das “Stift-Symbol” eingerichtet werden. Im Reiter “Rechte” werden die einzelnen Berechtigungen für die Rolle vergeben. Im Reiter “Zuordnungen” kann später eingesehen werden, welcher Login die aktuell geöffnete Rolle verwendet.
Nachdem die Rolle fertig konfiguriert wurde, werden die Daten gespeichert. Im Menüpunkt “Benutzer” erfolgt nun die Einrichtung eines Login-Kontos. Mit einem Klick auf “neuer Benutzer” kann ein neuer Login für das System angelegt werden.
Nach der Vergabe eines Benutzernamens und eines Passworts wird die Eingabe mit einem Klick auf “Speichern” bestätigt.
Im folgenden Fenster erfolgt wahlweise die Zuordnung eines Mitarbeiters. Dies ist beispielsweise dann erforderlich, wenn der Login Workflows bearbeitet oder auch selbstständig Zeitbuchungen erfassen darf.
Im Reiter “Rollen” erfolgt die Zuweisung der zuvor erstellten Berechtigungspakete. Wahlweise können dem Login auch mehrere Rollen zeitgleich zugeordnet werden, beispielsweise wenn der Abteilungsleiter einerseits seine Abteilung verwaltet, andererseits jedoch auch als buchender Mitarbeiter selbstständig Zeiten erfassen soll. Bei Zuweisung von Rollen mit Gruppenzugehörigkeit muss im Anschluss noch die entsprechende Gruppe oder Abteilung hinterlegt werden.
Im Reiter “Features” lassen sich die vergebenen Berechtigungen im Anschluss nochmals detailliert überprüfen.
Sobald der Login gespeichert wurde, ist dieser direkt bereit zur Verwendung. Der Mitarbeiter kann sich nun mit seinen eigenen Login-Daten in der Browser-Oberfläche einloggen. Sollten Sie vorab ein Roll-Out-Passwort vergeben haben, so kann der Benutzer nach dem Login und Klick auf seinen Account das Passwort auf einen eigenen Eintrag abändern.
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