Den gelben Schein gibt´s nur noch digital
Zum 1. Januar 2023 wird der "gelbe Schein" abgeschafft. Das bedeutet konkret: Für alle gesetzlich versicherten Arbeitnehmer wird bald die elektronische Arbeitsunfähigkeitsbescheinigung (eAU) die bisherige manuelle Papierbescheinigung ersetzen. Die Begründung der Bundesregierung im Rahmen des Bürokratieentlastungsgesetzes: Der bürokratische Aufwand soll abgebaut werden. Viele Unternehmen haben sich mit dem Thema noch nicht richtig auseinandergesetzt. Damit Sie wissen, was sich konkret ändert und wie Sie sich am besten auf die eAU vorbereiten können, haben wir hier einen Überblick mit den wichtigsten Informationen für Sie zusammengestellt:
Der neue Weg der Arbeitsunfähigkeitsbescheinigungen
Angestoßen wird der generelle Prozess durch die persönliche oder informelle Meldung der Arbeitsunfähigkeit durch den Mitarbeiter beim Arbeitgeber. Der Hausarzt oder das Krankenhaus übermittelt das Attest elektronisch an die Krankenkasse. Diese stellt dem Arbeitgeber anschließend die konkreten Daten der Arbeitsunfähigkeit zum Abruf durch den Arbeitgeber auf dem zentralen Server bereit.
Dieser Prozess läuft für jede einzelne Krankmeldung gesetzlich krankenversicherter Arbeitnehmer ab.
eAU: Wie genau ändert sich der Prozess für mein Unternehmen?
Die Einführung der eAU ist nicht einfach nur der Übergang von einer analogen zur digitalen Verarbeitungsform. Das gesamte Verfahren zur Krankmeldung eines Arbeitnehmers ändert sich. Denn mit der Abschaffung des ‚Gelben Scheins‘ muss der Arbeitgeber nun selbst die erforderlichen Daten für seine Buchhaltung bei der Krankenkasse einholen. Und: Der Prozess dehnt sich aus – Sie müssen also jede Krankmeldung über einen längeren Zeitraum im Blick behalten, damit die Informationen nicht verloren gehen.
Behalten Sie Krankschreibungen einfach im Blick
Unser digitales System zur Zeiterfassung unterstützt Sie beim Überwachen der Krankenstati: Mit der Erfassung der Abwesenheit „Arbeitsunfähigkeit“ in der Zeiterfassung können Sie gleichzeitig kennzeichnen, dass eine eAU für diesen Arbeitnehmer abgerufen werden muss. In einer Übersicht sind alle eAU aufgelistet und deren Status vermerkt. Bei der regelmäßigen Bearbeitung behalten Sie den Überblick für Termine, Rückmeldungen und offene Anfragen.
Arbeitsunfähigkeitsbescheinigung abrufen: Wie geht es am besten?
Mit der Einführung der eAU ist eine aktive Rolle des Arbeitgebers gefordert. Die Unternehmen müssen dann selbst sicherstellen, dass sie die erforderlichen Daten übermittelt bekommen, nicht mehr der Arbeitnehmer. Der muss sich bei seinem Arbeitgeber nur noch krankmelden – die Bescheinigungen aber nicht mehr übermitteln.
Wie kommen Sie für Ihr Unternehmen jetzt am besten an die richtigen Informationen?
Vor- und Nachteile der Arbeitsunfähigkeitsabfragen
| Über das Lohnbuchhaltungssystem |
Online-Abfrage mit sv.net | Abfrage durch externe Lohnbuchhaltung | |
| Im Idealfall ist Ihr Entgeltabrechnungssystem direkt an den GKV-Server angebunden. |
Über das vom GKV bereitgestellte online-Formular sv.net können Sie eine Anfrage auf Datenübergabe zur Arbeitsunfähigkeits-bescheinigung stellen. | Läuft Ihre Lohnbuchhaltung über einen Steuerberater? Natürlich können Sie auch das Steuerbüro beauftragen, den Prozess zu übernehmen. | |
| Pro |
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Kontra |
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 manueller Aufwand durch Einzelabfragen für jeder Krankmeldung |
Mehrkosten, die Ihnen das Steuerbüro in Rechnung stellt |
sorgt für den notwendigen Datenaustausch Für einen reibungslosen Ablauf: Ihre Checkliste zur Vorbereitung der eAU Umstellung
Um die Umstellung auf das eAU-Verfahren zu erleichtern, können sich Unternehmen vorbereiten. Das hilft auch, Fehlermeldungen zu reduzieren!
Vorschriften jetzt anpassen!
Denken Sie unbedingt daran, den Abschnitt über das betriebliche Vorgehen im Krankheitsfall in den internen Vorschriften zu aktualisieren. So sind Sie im Streitfall auf der sicheren Seite.
CHECKLISTE
Stammdaten abgleichen
Prüfen Sie im Vorfeld die Sozialversicherungsdaten Ihrer Mitarbeiter. So vermeiden Sie Anfragen bei der falschen Krankenkasse und verschwenden keine Ressourcen. Für privatversicherte Mitarbeiter ändert sich im Übrigen nichts – diese reichen weiterhin den gelben Schein in Papierform ein.
Informieren Sie Ihre Belegschaft vorzeitig
Die Prozessumstellung ist für das gesamte Unternehmen neu. Stellen Sie sicher, dass Sie einen einheitlichen und nahtlosen Informationsprozess mit Ihren Mitarbeitern aufsetzen. Dadurch vermeiden Sie Informationslücken.
Informieren Sie die Lohnbuchhaltung
Die unternehmensinterne Lohnbuchhaltung sollten Sie unbedingt mit in die neuen Abläufe einbeziehen, damit alle Beteiligten über die Umstellung Bescheid wissen. Übernimmt ein externes Steuerbüro Ihre Abrechnung, sollten Sie auch hier einen Datenabgleich vornehmen. Wollen Sie das Steuerbüro zudem mit dem Datenabruf bei der Krankenkasse beauftragen, sprechen Sie vorher unbedingt Kostensätze pro eAU und etwaige Deckelungen ab – das könnte sonst schnell teuer für Sie werden.
Nach dem Start der eAU – Wie geht es weiter?
Wir halten Sie auf dem Laufenden
Die Richtlinien zur eAU in Richtung Digitalisierung entwickeln sich steig weiter. Nach dem Start im Januar und dem Übergang in die alltägliche Praxis von Ärzten und Krankenkassen sowie Arbeitgebern und Arbeitnehmern sind Änderungen und Anpassungen zu erwarten. Ob es um eine reibungslose und zeitnahe Verarbeitung geht oder um die Konnektivität von Systemen – wir bleiben für Sie dran.
