Geschäftsreise

Geschäfts- oder Dienstreisen sind im Arbeitsleben oft unumgänglich. Nicht alles ist im Büro, in der eigenen Produktion oder auf dem Betriebsgelände zu erledigen. Für Arbeitnehmer besteht häufig die Notwendigkeit dazu, den eigenen Arbeitsort zu verlassen, um ihre Arbeitspflicht wahrzunehmen. Während man in der Privatwirtschaft von Geschäftsreise spricht, heißt sie im öffentlichen Dienst Dienstreise.

Regelungen für die Geschäftsreise

Wohin, wie oft, womit? Es gibt bei geplanten und durchgeführten Geschäftsreisen viele Dinge zu beachten. Hier stellen die Normen über Dienstreisen einen gängigen Orientierungspunkt dar.

In der Regel finden sich entsprechende betriebliche Regelungen in Arbeits- oder Dienstanweisungen, die konkrete Informationen darüber enthalten, welche Hierarchiestufe in einem Unternehmen, wie z. B. Vorstand, Bereichsleiter, Abteilungsleiter etc., welche Kategorie in Zug oder Flugzeug benutzen darf. Typische Geschäftsreisen bei Unternehmen sind beispielsweise Besuche bei Kunden oder Lieferanten, Besprechungen, Forschungsreisen, Verhandlungen, Fachmessen/Ausstellungen, Teilnahme an fachlichen Tagungen, Seminaren oder zur beruflichen Weiterbildung oder Montage.

Gängig ist auch die Zurverfügungstellung von Firmenwagen, die auch privat genutzt werden dürfen. Für die Vor- und Nachbereitung der Geschäftsreise sind oft interne Stellen, wie Sekretariate oder externe Dienstleister, wie Reisebüros zuständig.

Auch steuerrechtlich muss die Geschäftsreise eine vorübergehende Auswärtstätigkeit sein, sofern der Arbeitnehmer voraussichtlich an die regelmäßige Arbeitsstätte zurückkehren und dort seine berufliche Tätigkeit fortsetzen wird.

Pflichten des Arbeitgebers

Safety first: Der Unternehmer ist verpflichtet, Arbeitnehmern, die auf Geschäftsreise gehen, eine Unterweisung zu geben. Diese Pflicht ergibt sich aus § 3 ArbSchG und der autonomen Vorschrift BGV A1 (Berufsgenossenschaftliche Vorschrift für Sicherheit und Gesundheit bei der Arbeit). Die Unterweisung muss Sicherheitsregeln beinhalten, die durch den Beschäftigten vor Antritt der Fahrt, während der Fahrt und nach Abschluss der Fahrt zu beachten sind. Bei besonderen Risiken, z. B. dem Transport von Ladungen im PKW oder im Kleintransporter (Ersatzteile, Materialien etc.) ist der Beschäftigte in diesen besonderen Themen zusätzlich zu unterweisen. Die Erfüllung der Pflicht kann durch Unterweisungen „Sicherheit bei Dienstreisen“, „Ladungssicherung im PKW und Kleintransporter“ erfolgen. Die Unterweisung muss schriftlich dokumentiert werden und darf je Beschäftigtem nicht länger als zwölf Monate zurückliegen. Zudem müssen alle Dienstfahrzeuge jährlich einer BGV D29 unterzogen werden. Die Prüfzeugnisse müssen schriftlich vorliegen. Dies kann in den Werkstätten im Rahmen des Kundendienstes erfolgen, sofern der schriftliche Nachweis vorliegt. Über eine Gefährdungsbeurteilung ist zudem festzulegen, ob die G25-Untersuchung zur Beurteilung des Sehvermögens von Fahr-, Steuer- und Überwachungspersonal für die Beschäftigten notwendig ist.

Reisekosten

Steuerrechtlich spricht man nicht von Geschäfts- oder Dienstreise, sondern verwendet den Begriff der „beruflich veranlassten Auswärtstätigkeit“.

Reisekosten sind alle Kosten die im Zusammenhang mit einer Reise entstehen, wie z. B.  Transportkosten (Fahrtkosten für Auto, Eisenbahn, Flugzeug oder Schiff), Übernachtungskosten, Verpflegungsmehraufwand und Reisenebenkosten.

Bei Arbeitnehmern werden die Reisekosten im Regelfall durch den Arbeitgeber erstattet, bei dem sie Betriebsausgaben darstellen. Sind die Reisekosten durch den Arbeitnehmer teilweise oder ganz zu tragen, stellen sie Werbungskosten dar. Bei Selbständigen gehören die Reisekosten zu den Betriebsausgaben. Auch die vom Dienstherrn oder Arbeitgeber gezahlten und verbrauchten Vorschüsse etwa für Spesen sind Reisekosten.

Die Erstattung der Reisekosten von Freiberuflern nach einer gesetzlichen Gebührenordnung in Deutschland wird unter Reisekosten behandelt. Für Beamte, Richter, Soldaten und Arbeitnehmer des öffentlichen Dienstes (in Deutschland) sind die Reisekosten durch das Bundeskostenreisegesetz bzw. die Reisekostengesetze der einzelnen Bundesländer geregelt.

Sind die voraussichtlichen Auslagen relativ hoch, kann der Arbeitnehmer einen Vorschuss zu den Reisekosten verlangen.

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