Lohnabrechnung
Arbeitgeber, die Angestellte oder Arbeiter beschäftigen, müssen den Arbeitnehmern eine Lohnabrechnung bzw. Gehaltsabrechnung ausstellen. Diese dokumentiert, aus welchen Bestandteilen sich der Lohn bzw. das Gehalt von Mitarbeitern in einem bestimmten Zeitraum zusammensetzt.
Rechtliche Grundlage
Keine Arbeit ohne Abrechnung: Jeder Arbeitgeber ist laut § 108 GewO dazu verpflichtet, seinem Mitarbeiter oder seinen Mitarbeitern eine Entgeltabrechnung auszustellen und zur Verfügung zu stellen. Konkret muss dem Arbeitnehmer bei Zahlung des Arbeitsentgelts eine Abrechnung in Textform auszuhändigen.
Im Detail ist in § 108 Abs. 3 Satz 1 GewO konkret festgelegt, was in der Entgeltabrechnung wo zu stehen hat:
Kopfteil
- Name und Anschrift von Arbeitgeber und Arbeitnehmer
- Bezugs- und Erstellungsdatum der Entgeltabrechnung
- Steuerdaten und Sozialversicherungsdaten des Arbeitnehmers
- Persönliche Daten/Vertragsdaten sowie Urlaubsdaten des Arbeitnehmers
Hauptteil
- Brutto-Lohn oder -Gehalt
- Sachbezüge/geldwerte Vorteile
- Vermögenswirksame Leistungen
- Beitrag zur betrieblichen Altersvorsorge
- Steuerfreibeträge
- Kirchensteuerabzug (bei Zugehörigkeit zu einer staatlich anerkannten Kirche)
- Sozialversicherungsbeiträge des Arbeitnehmers
- Persönliche Abzüge
- Aufwandsentschädigungen
- Auszahlungsbetrag
Schlussteil
- Kontodaten des Arbeitnehmers
- Gesamtsumme des Arbeitgebers
- Verdienstbescheinigung
- Evtl. ein Hinweis darüber, dass die Abrechnung gemäß § 108 Abs. 3 Satz 1 der Gewerbeordnung erstellt wurde
Erstellung der Lohnabrechnung
In der Regel wird zur Erstellung der Entgeltabrechnung eigens dafür programmierte Software in Form der Stapelverarbeitung genutzt. Dies kann intern in der Datenverarbeitung des Arbeitgebers oder aber extern bei einem Dienstleister oder Steuerberater geschehen. Vor allem kleinere und mittlere Unternehmen nutzen die externe Erstellung der Lohn- oder Gehaltsabrechnung, während Großunternehmen die eigene Datenverarbeitung im Rahmen der Lohnbuchhaltung nutzen.
Einige Daten der Entgeltabrechnung sind Bestandteil der Lohnsteuerbescheinigung die vom Arbeitgeber gemäß § 93c AO nach Ablauf eines Kalenderjahres elektronisch an die Finanzbehörden zu übermitteln ist. Tarifliche Lohn- und Gehaltserhöhungen sind oft mit Rückwirkung verbunden, so dass die Entgeltabrechnung auch eine korrigierende Rückrechnung für vergangene Entgeltabrechnungen vornehmen kann.
Lohnsteuerklassen bei der Entgeltabrechnung
Lohnsteuerklasse 1 (I): Alleinstehende Personen, die also ledig, unverheiratet, geschieden oder verwitwet sind (monatlich steuerfreier Arbeitslohn: bis 1.029 Euro)
Lohnsteuerklasse 2 (II): Alleinerziehende mit mindestens einem minderjährigen Kind (monatlich steuerfreier Arbeitslohn: bis 1.225 Euro)
Lohnsteuerklasse 3 (III): Verheiratete, verwitwete oder gleichgeschlechtliche Lebensgemeinschaften; ist nur in Kombination mit Steuerklasse 5 möglich (msA: bis 1.952 Euro)
Lohnsteuerklasse 4 (IV): Verheiratete oder gleichgeschlechtliche Paare, die beide die Steuerklasse 4 gewählt haben; lohnt sich für Partner, die ungefähr dasselbe Einkommen verdienen (monatlich steuerfreier Arbeitslohn: 1.029 Euro
Lohnsteuerklasse 5 (V): Verheiratete oder gleichgeschlechtliche Ehepaare, bei denen der Partner die Steuerklasse 3 hat. Der Partner mit dem geringeren Einkommen wählt die Steuerklasse 5 (monatlich steuerfreier Arbeitslohn: 107 Euro)
Lohnsteuerklasse 6 (VI): Personen (ledig, verheiratet, gleichgeschlechtlich) mit zwei oder mehreren Jobs, z. B. eine geringfügige Beschäftigung (der zweite Job wird immer mit Lohnsteuerklasse 6 abgerechnet); pro Job wird eine Lohnsteuerkarte verlangt (monatlich steuerfreier Arbeitslohn: 0 Euro)
Andere Bezeichnungen
Eine heute teilweise noch gängige Bezeichnung ist der „Lohnstreifen“, der aus den Anfangszeiten der Entgeltabrechnung stammt. Hier befand sich die komplette Abrechnung nur auf einem kleinen Papierstreifen, der als Durchschrift bei der Lohnbuchführung gefertigt wurde. Der Begriff wird noch in einigen deutschsprachigen Regionen, wie Südtirol, für eine Entgeltabrechnung verwendet. Darüber hinaus gab es in früheren Zeiten auf der Außenseite der Lohntüte eine Entgeltabrechnung. Der Begriff Lohntüte wird heute immer noch vereinzelt in Redewendungen wie „in der Lohntüte haben“ synonym für „bezahlt werden“ benutzt.
