Lohnbüro

Das Lohnbüro ist üblicherweise eine Abteilung im Unternehmen, das vorrangig für die Erfassung der Arbeitsleistung aller Mitarbeiter verantwortlich ist. Auf diese Weise können Lohn und Gehalt der Mitarbeiter berechnet werden. Diese Aufgabe macht das Lohnbüro zu einem der wichtigsten Bestandteile jedes Unternehmens. Begrifflich wird das Lohnbüro mit der Lohnbuchhaltung gleichgesetzt und synonymisiert, was streng genommen nicht korrekt ist, weil die Lohnbuchhaltung nur die Tätigkeit beschreibt, während das Lohnbüro den Ort oder die Abteilung dessen benennt.

Aufgaben des Lohnbüros

Generell ist das Lohnbüro für die gesamte Lohnbuchhaltung verantwortlich. Nur wenn ein (neuer) Arbeitnehmer alle erforderlichen Daten dem Lohnbüro zur Verfügung gestellt hat, kann eine vollständige Lohnabrechnung erfolgen. Dabei ist eine der zentralen Aufgaben des Lohnbüros die Überprüfung der Vollständigkeit aller hinterlegten Unterlagen. Erst dann kann eine Meldung bei der Krankenkasse des Arbeitnehmers erfolgen.

Anschließend kann nach einem erfolgreichen Arbeitsmonat der Arbeitslohn oder das auszuzahlende Gehalt vom Lohnbüro berechnet werden. Aus diesem Grund müssen die Mitarbeiter des Lohnbüros stets über die aktuellen gesetzlichen Regelungen und Vorschriften bezüglich der Lohnbuchhaltung informiert sein. In der Praxis wird innerhalb des Lohnbüros meist mit einer Software gearbeitet, die speziell auf die jeweilige Branche angepasst wurde. Auf diese Weise können sämtliche Zuschläge und Abgaben innerhalb kürzester Zeit korrekt berechnet werden.

Bestandteile der Lohnbuchhaltung

In vielen größeren Unternehmen gliedert sich die Buchhaltung in Debitoren- und Kreditorenbuchhaltung, Anlagenbuchhaltung und Lohnbuchhaltung. Wie der Begriff bereits sagt, werden in der Lohnbuchhaltung sämtliche Aufgaben bearbeitet, die im direkten sowie im mittelbaren Zusammenhang mit der Entgeltzahlung für die Mitarbeiter stehen. Dabei ist die Lohnbuchhaltung ist sehr eng mit der Personalabteilung verknüpft. Die monatlichen Löhne und Gehälter werden in der Lohnbuchhaltung bearbeitet, verarbeitet und anschließend an die Finanzbuchhaltung weitergereicht.Hier fließen die Ergebnisse der Lohnbuchhaltung in die ganz allgemeine Buchhaltung des Unternehmens mit ihren Einnahmen und Ausgaben ein.

Pflichten des Arbeitgebers bei der Lohnbuchhaltung

Die Lohnbuchhaltung kann sowohl intern erfolgen als auch von einem Steuerberatungsbüro ausgeführt, also outgesourct werden. In jedem Fall hat im Rahmen der Lohnbuchhaltung jeder Arbeitgeber vielfältige gesetzliche Pflichten: Dazu gehört nicht nur die Abführung von Steuern und Beiträgen für die Mitarbeiter, sondern auch die Beitragszahlung für die gesetzliche Unfallversicherung der Angestellten. Der Arbeitgeber ist dem Gesetzgeber gegenüber für die fristgerechte Bezahlung von Lohnsteuer, Kirchensteuer und Solidaritätszuschlag verantwortlich. Außerdem müssen die Beiträge für Kranken-, Pflege-, Renten- und Arbeitslosenversicherung an die vom Arbeitnehmer ausgewählte gesetzliche Krankenkasse überwiesen werden.

Aufgaben eines Lohnbuchhalters

Für die Ausübung des Berufs des Lohnbuchhalters sind fundierte Kenntnisse im Arbeits-, Sozialversicherungs- und Lohnsteuerrecht zwingend notwendig. Für jeden Arbeitnehmer muss ein Lohnkonto eingerichtet und laufend gepflegt werden. Das gilt auch für die Personalstammdaten oder für das Führen des Jahreslohnkontos. Die Meldungen zu Behörden, Krankenkassen, Versicherungen und sonstigen Institutionen werden inzwischen ausschließlich elektronisch abgegeben.

Rechtsgrundlagen und praktische Abwicklung

Rechts- und Arbeitsgrundlage für das Führen eines Lohnkontos ist § 4 LstDV (Lohnsteuer-Durchführungsverordnung). Mitarbeiter der Lohnbuchhaltung bereiten die Gehaltsabrechnungen für die Arbeitnehmer vor und schicken ihnen zu jedem Monatsende in der Regel die Gehaltsabrechnungen, die Auszahlungsliste und die Meldebescheinigung zur Sozialversicherung – wobei sich die Unterlagen von Fall zu Fall unterscheiden können.

Unterschiede bei den Entgeltabrechnungen

Wie aufwändig sich die monatliche Lohnbuchhaltung gestaltet, ist weitgehend von der Art des Unternehmens abhängig. Wenn die Angestellten beispielsweise nach Stunden bezahlt werden und ihre Überstunden sowie die Arbeitszeiten an Wochenenden zusätzlich vergütet werden, dann verursacht das deutlich mehr Arbeit und Kosten als ein festes Gehalt des Angestellten. Hier braucht nicht monatlich neu gerechnet, sondern ausschließlich vertragliche Änderungen berücksichtigt werden.

Prüfungen durch Finanzamt und Rentenversicherung

Während Arbeiter und Angestellte selbst die Richtigkeit ihrer Abrechnung anhand der monatlichen Entgeltbescheinigungen prüfen können, wird das Unternehmen selbst in regelmäßigen Abständen geprüft.

Dabei handelt es sich um die Lohnsteueraußenprüfung vom Finanzamt sowie um die Prüfung der Versicherungskonten durch den Rentenversicherungsträger. In diesem Zusammenhang wird die ordnungsgemäße Abführung der Beiträge für Kranken- und Pflegeversicherung sowie für die gesetzliche Unfallversicherung geprüft. Für die Lohnbuchhaltung bedeutet das eine vom Gesetzgeber vorgegebene, umfangreiche Dokumentationspflicht aller Lohnbuchhaltungsunterlagen.