Personaleinsatzplanung

Als Personaleinsatzplanung (PEP) versteht man die Planung und Zuordnung der Mitarbeiter einzelner Positionen im Unternehmen, passend zu ihrem Fähigkeitsprofil und dem Anforderungsprofil der Stelle. Außerdem kommt die anderweitige Einsetzung von freien oder freigewordenen Kapazitäten sowie die Beförderung von qualifizierten Mitarbeitern und Umstrukturierungen von Abteilungen hinzu. Eine weitere Dimension des Begriffs ist die Schichtplanung.

Ziel der Personaleinsatzplanung

Ziel der PEP ist es, dass für die vorhandenen Positionen die richtige Anzahl dafür qualifizierter Mitarbeiter vorhanden ist. Darüber hinaus dient die Personaleinsatzplanung als Grundlage wichtiger Personalentscheidung, wie z. B. Mitarbeiterentlassung, Einstellung von Mitarbeitern, Versetzung von Mitarbeitern, Weiterbildung der Mitarbeiter.

Formen der Personaleinsatzplanung

Man kann zwischen drei Formen der Personaleinsatzplanung unterscheiden:

• Qualitativ: Dabei ermittelt die Personaleinsatzplanung, welche Fähigkeiten und welches Know-how in Zukunft in welchen Aufgabengebieten gefragt sind – und welche nicht. In diesem Zusammenhang nehmen Maßnahmen zur Weiterbildung eine zentrale Rolle ein. Auch Outsourcing ist eine Möglichkeit, auf veränderte Anforderungen an das Know-how zu reagieren.
• Quantitativ: Deckt sich der zukünftige Personalbedarf mit dem zu erwartenden Personalbestand? Welche Zu- und Abgänge sind zu erwarten?
• Zeitlich: In diesem Zusammenhang sind die bereits erwähnten saisonalen Spitzen zu beachten.

Flexibilität bei der Personaleinsatzplanung

Heute wird die Personaleinsatzplanung als ein wichtiger Teil des Workforce-Managements verstanden, der eine Vielzahl von Faktoren berücksichtigt. Dazu gehören solche wie der zu erwartende Umsatz. Je nach Branche spielt sogar das Wetter eine Rolle. Um die mit der Personaleinsatzplanung verbundenen Aufgaben zu meistern, greifen viele Unternehmen auf ausgeklügelte Software-Lösungen zurück. Diese helfen bei einer strategischen Planung unter Berücksichtigung kurz- und langfristiger Entwicklungen. Wünsche und Vorstellungen von Arbeitnehmern finden dabei in einem gewissen Rahmen Berücksichtigung.

Der Zeitraum der Personaleinsatzplanung

Die Personaleinsatzplanung kann kurz-, mittel- oder langfristig erfolgen. Eine kurzfristige Personaleinsatzplanung beispielsweise im Rahmen der Erstellung von einem Schichtplan gestaltet sich relativ leicht, da die wichtigsten Einflussfaktoren bekannt sind. Anders hingegen verhält es sich, wenn die Personaleinsatzplanung mittel- oder langfristig erfolgen soll.

Hier ist nämlich nicht bekannt, wie sich die Rahmenbedingungen zukünftig ändern. So ist es z. B. im Bereich der Produktion möglich, dass der Bedarf an Hilfsarbeitern aufgrund eines zusätzlichen Auftrags höher ausfällt. In solchen Situationen ist es wichtig, dass die Unternehmen flexibel auf den veränderten Personalbedarf beispielsweise durch den Einsatz von Leiharbeitern reagieren können.

Erfolgsfaktoren der Personaleinsatzplanung

Eine clevere Personaleinsatzplanung verhindert nicht nur Personalengpässe, sondern auch eine Unter- oder Überforderung von Mitarbeitern und verbessert so letztlich auch den Service für Ihre Kunden. Dadurch erhöht sie die Produktivität, verringert bürokratischen Aufwand und sorgt für mehr Zufriedenheit – bei Arbeitnehmern und Kunden.

Langfristig betrachtet ist eine vorausschauend agierende Personaleinsatzplanung ein höchst effektives Instrument, um Betriebsabläufe zu optimieren: Analysen ermöglichen Prognosen über den zukünftigen Arbeitsaufwand. Eine flexible Planung kann Unternehmen dabei helfen, bei eventuellen Personalengpässen oder unbeständiger Arbeitsauslastung schnell und angemessen reagieren zu können.