Personalkennzahlen

Personalkennzahlen ermöglichen es, den Erfolg des Personalmanagements zu messen und zu dokumentieren. Dabei hängt die Auswahl der erhobenen und auszuwertenden Personalkennzahlen von den Unternehmenszielen und -bedingungen ab, die für das Unternehmen zurzeit relevant sind. Einige Unternehmen messen z. B. die Fluktuation, andere die Anzahl der Bewerbungen für Ausbildungsplätze, andere den Umsatz pro Mitarbeiterin oder Mitarbeiter.

Vorteile von Personalkennzahlen

Bekannte und gängige Kennzahlen aus Unternehmen sind z. B. Umsatz, Jahresüberschuss oder Rohertrag, die einen Überblick über den Unternehmenserfolg geben und helfen, Entscheidungen zu treffen. Jedoch sind auch für die Personalarbeit verlässliche Entscheidungshilfen wichtig – erst recht in Zeiten von zunehmenden Fachkräfteengpässen und einem wachsenden Wettbewerb um Fachkräfte. Personalkennzahlen sind wertvolle und sehr effektive Controlling-Instrumente, die Unternehmen helfen, ihre personalwirtschaftlichen Entscheidungen auf eine vergleichbare Basis zu stellen:

• Vergleich mit dem Branchendurchschnitt: Personalkennzahlen können Arbeitgebern zeigen, wie sie mit ihrer Personalarbeit im Vergleich mit dem Branchendurchschnitt und Wettbewerbern stehen (Benchmarking).
• Überprüfung der Wirkungen personalwirtschaftlicher Maßnahmen: Personallkennzahlen dienen außerdem dazu, die Effektivität und Effizienz der Unternehmens-Maßnahmen im Personalbereich zu überprüfen. Beispielsweise gibt  der Anteil an neueingestellten Mitarbeiterinnen und Mitarbeitern, die nach der Probezeit im Unternehmen bleiben, Hinweise auf die Effektivität der Rekrutierungs- und Auswahlverfahren des Unternehmens.
• Überblick über den Personalbestand: Mit Personalkennzahlen können Unternehmen ihren aktuellen Personalbestand analysieren und ihren Personalbedarf planen.
• Vorausschauende Unternehmenssteuerung: Personalkennzahlen liefern frühzeitig präzise Informationen über mögliche personalwirtschaftliche Risiken in der Unternehmensentwicklung. Beispielsweise können Unternehmen anhand der Altersstruktur ihrer Belegschaft altersbedingt ausscheidende Beschäftigte identifizieren und Nachfolgen planen.
• Grundlage für Investitionsentscheidungen: Planen Unternehmen beispielsweise in die Karrierewebsites zu investieren oder eine Kampagne zur Stärkung ihrer Arbeitgebermarke aufzulegen, können ihnen Personalkennzahlen gute Argumente dafür liefern und Investitionsentscheidungen untermauern.

Auswahl Personalkennzahlen

Die Auswahl sinnvoller Kennzahlen sollten Unternehmen entsprechend der aktuellen Bedingungen und Ziele treffen. So benötigt ein mittelständisches Unternehmen in der Regel zwölf bis 15 Personalkennzahlen, oft auch weniger. Grundsätzlich lässt sich sagen: Es sollten nur so viele Kennzahlen wie nötig definiert werden.

Personalwirtschaftliche Bereiche bei Personalkennzahlen

Arbeitgeber sollten zunächst bestimmen, welchen personalwirtschaftlichen Bereich sie genauer beobachten oder hinsichtlich seiner Erfolge, Effizienz oder Wirkungen prüfen wollen. Solche Bereiche können sein:

• Arbeitsmarkt: z.B. Bewerbungen pro Ausbildungs- oder Arbeitsplatz
• Personalstruktur und Personalvielfalft: beispielsweise Altersstruktur der Belegschaft, Anteil von Frauen in Führungspositionen, Verteilung von Qualifikationen, Anteil internationaler Fachkräfte am Personal
• Krankenstand und Fluktuation: Fehl- und Krankentage, Fluktuationsquote
• Personalplanung: z. B. geplante Einstellungen von Fachkräften oder Azubis in den nächsten Jahren
• Weiterbildung: beispielsweise Weiterbildungstage oder -kosten pro Mitarbeiter
• Personalkosten: z. B. Personalkosten absolut, Anteil am Umsatz oder pro Mitarbeiter
• Mitarbeiterproduktivität: beispielsweise Umsatz oder Wertschöpfung pro Mitarbeiter
• Mitarbeiterflexibilität: z. B. Arbeitszeitreserven
• Personalmanagement: Anteil des Budgets des Personalbereichs am Umsatz, Beschäftigte im Personalbereich in Relation zur Gesamtmitarbeiterzahl oder Kosten pro Entgeltabrechnung
• Unternehmenskultur: beispielsweise Mitarbeiterzufriedenheit
• Arbeitgeberattraktivität: z. B. Anzahl der Initiativbewerbungen oder ungeplante Kündigungen