Personalkostenplanung

Die Personalkostenplanung hat in der Personalplanung und somit auch in der gesamten Unternehmensplanung eine sehr wichtige Bedeutung. Zu den Personalkosten gehören alle kosten, die direkt oder indirekt an Mitarbeiter gezahlt werden. Im Rahmen der Personalkostenplanung findet vor allem die kostenmäßige Erfassung aller geplanten personalbezogenen Entscheidungen statt und zwar bezogen auf eine Kostenarten-, Kostenstellen- und Kostenträgerrechung.

Für die Personalkostenplanung wird zunächst die Anzahl der Mitarbeiter ermittelt, dies erfolgt über den Personalplan. Dabei werden bereits vorhandene Stellen (besetzt oder nicht besetzt), neue Stellen und abzubauende Stellen berücksichtigt. Dies schließen auch Planstellen für Aushilfen, Praktikanten oder Auszubildende ein.

Die Löhne bzw. Gehälter der beschäftigten Mitarbeiter werden in der Personalkostenplanung angepasst und ggfs. Gehälter für zukünftige Stellen geschätzt oder durch den Tarifvertrag festgelegt.

Aufgaben und Ziele der Personalkostenplanung

Zu den Aufgaben der Personalkostenplanung gehören auf der einen Seite die Definition, Darstellung und Bewertung personalbezogener Maßnahmen.
Auf der anderen Seite muss die Personalkostenplanung die Überwachung dieser Maßnahmen gewährleisten.

Dabei lassen sich folgende Ziele in der Personalkostenplanung identifizieren:

  • Hilfestellung personalpolitischer Entscheidungen des Managements
  • Ermittlung der Personalkosten in den verschiedenen Bereichen und Perioden
  • Darstellung von Veränderungen und mögliche Ursachen erläutern
  • Rechtzeitige Warnung, sollten geplante und realisierte Personalkosten voneinander abweichen
  • Ermittlung der Personalkostenentwicklung
  • Bessere Planung der steuerlichen und abgabenrechtlichen Belastungen
  • Erstellen von Kennzahlen und Statistiken der Kostenarten
  • Kostenmäßig unterschiedliche Varianten für das Unternehmen berechnen

Faktoren für die exakte Berechnung

Um die Personalkosten möglichst genau berechnen zu können, müssen einige Faktoren für den Planungszeitraum beachtet werden:

  • Entgeltregulierungen
  • Änderungen des Arbeitsvertrags
  • Änderungen der Arbeitszeit
  • Tarifänderungen
  • verschiedene Lohnarten

Die verschiedenen Lohnarten werden zu Gruppen zusammengefasst, da eine Berücksichtigung aller einzelnen Lohnarten sehr unübersichtlich wäre. Diese werden dann den verschiedenen Kostenarten zugeordnet.

Weiterhin müssen bei der Planung die Personalzusatzkosten berücksichtigt werden. Hier fallen Arbeitgeberbeiträge für die gesetzliche Krankenversicherung, die Pflegeversicherung, die Arbeitslosenversicherung und die Rentenversicherung an. Außerdem müssen Weihnachts- oder Urlaubsgelder und Überstundenvergütungen sowie Wochenend- oder Nachtzulagen zu den einzelnen Planstellen berücksichtigt werden.

Mithilfe dieser Daten können die Personalkosten für das Planungsjahr hochgerechnet werden. Um die Plausibilität dieser Planung zu überprüfen und festzustellen, ob diese realistisch ist, werden die ermittelten Kosten mit vorherigen Daten verglichen und analysiert.

Personalkostenplanung bei wechselnder Auftragslage

Die Höhe der voraussichtlichen Personalkosten ergibt sich u. a. aus dem zukünftigen Personalbedarf. Zu diesem Zweck empfiehlt es sich, im Vorfeld eine Personalbedarfsplanung durchzuführen. Die Planungsergebnisse werden im Personalplan festgehalten. Bei konstanter Auftragslage können die Personalbestandszahlen sowie die Personalkosten weitgehend weitergeführt werden.

Da die Personalkosten einen der höchsten Posten in den Ausgaben eines Unternehmens darstellen, müssen sie effektiv für das Jahr geplant werden. Nur so ist es möglich, das Budget entsprechend zu optimieren und bei einer sich verschlechternden Auftragslage schnell reagieren zu können. Für das Unternehmen hat die Personalkostenplanung zudem den Vorteil, dass sie es ermöglicht, Einsparpotenziale zu erkennen. Gleichzeitig zeigt die Übersicht auf, ob die Einstellung weiterer Arbeitnehmer möglich, erforderlich oder nicht umsetzbar ist.

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