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In vielen beruflichen Kontexten ist das Verlassen des üblichen Arbeitsplatzes erforderlich – sei es zur Kundenbetreuung, zur Teilnahme an Fortbildungen oder zur Durchführung von Außeneinsätzen. Während im öffentlichen Sektor von „Dienstreise“ gesprochen wird, ist im privatwirtschaftlichen Bereich meist die Rede von einer „Geschäftsreise“.
Dienstreisen unterliegen betrieblichen Regelungen, die in Arbeitsverträgen, Dienstvereinbarungen oder internen Richtlinien festgehalten sind. Dort ist häufig definiert, welche Führungsebene welches Verkehrsmittel (z. B. Bahnklasse oder Flugkategorie) nutzen darf. Typische Anlässe sind etwa Verhandlungen, Projektbesprechungen, Messen, Weiterbildungsmaßnahmen oder technische Einsätze.
Zur Reiseorganisation werden häufig firmeneigene Sekretariate oder externe Reisebüros eingesetzt. Fahrzeuge des Unternehmens dürfen dabei oft auch privat genutzt werden – je nach Regelung.
Auch aus steuerlicher Sicht liegt bei einer Dienstreise eine vorübergehende Auswärtstätigkeit vor, sofern der Arbeitsplatz grundsätzlich wieder aufgesucht wird.
Gemäß § 3 Arbeitsschutzgesetz sowie den Vorgaben der DGUV (ehemals BGV A1) ist der Arbeitgeber verpflichtet, Beschäftigte vor der Reise sicherheitstechnisch zu unterweisen. Das betrifft u. a. das Verhalten während der Fahrt und spezielle Gefährdungen wie den Transport von Arbeitsmaterialien. Unterweisungen wie „Sicher unterwegs“ oder „Ladungssicherung“ sind schriftlich zu dokumentieren und jährlich zu wiederholen. Auch die technische Überprüfung der eingesetzten Fahrzeuge muss mindestens einmal im Jahr erfolgen (BGV D29).
Ob zusätzlich eine G25-Untersuchung (Eignung zum Führen von Fahrzeugen) erforderlich ist, ergibt sich aus der Gefährdungsbeurteilung.
Im Steuerrecht spricht man von „beruflich veranlasster Auswärtstätigkeit“. Dazu zählen alle anfallenden Kosten wie Fahrt- und Übernachtungskosten, Verpflegungsmehraufwendungen sowie Nebenkosten der Reise. Für Angestellte werden diese in der Regel vom Arbeitgeber übernommen. Bei Selbstständigen zählen sie zu den Betriebsausgaben, bei Arbeitnehmern zu Werbungskosten – sofern keine Erstattung erfolgt.
Im öffentlichen Dienst gelten die Vorschriften des Bundesreisekostengesetzes oder die entsprechenden Landesgesetze. Vorschüsse für höhere Reiseausgaben können beantragt werden, sofern sie plausibel begründet sind.
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